Auftretende Person nach GwG: Definition für Immobilienmakler ​

Eine auftretende Person ist eine natürliche Person, die für einen Vertragspartner beziehungsweise bei Immobilienmaklern für eine Vertragspartei des vermittelten Rechtsgeschäfts handelt. Typische Beispiele sind Geschäftsführer, bevollmächtigte Mitarbeiter, gesetzliche Vertreter oder andere Personen, die im Namen einer anderen Person oder eines Unternehmens auftreten. Vereinfacht gesagt ist die auftretende Person die natürliche Person, die gegenüber dem Immobilienmakler tatsächlich für eine andere Person oder ein Unternehmen handelt. Entscheidend ist deshalb nicht nur, wer Käufer, Verkäufer, Mieter oder Vermieter ist. Zusätzlich muss geklärt werden, wer für diese Vertragspartei tatsächlich auftritt und ob diese Person dazu berechtigt ist. Gerade bei Unternehmen können Vertragspartei, auftretende Person und wirtschaftlich Berechtigter drei unterschiedliche Personen sein.

Wie die Identifizierung insgesamt funktioniert, erläutert unser Leitfaden zur Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz für Immobilienmakler

Wann muss eine auftretende Person identifiziert werden?

Nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG gehört zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten nicht nur die Identifizierung des Vertragspartners. Gegebenenfalls muss auch die für ihn auftretende Person identifiziert werden. Zusätzlich ist zu prüfen, ob diese Person tatsächlich berechtigt ist, für den Vertragspartner zu handeln.

Für Immobilienmakler enthält § 11 Abs. 2 GwG eine besondere Regel zum Zeitpunkt der Identifizierung.

Danach sind die Vertragsparteien des vermittelten Rechtsgeschäfts, gegebenenfalls für diese auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des vermittelten Rechtsgeschäfts besteht und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind.

Bei der Vermittlung von Kaufverträgen greifen die allgemeinen Sorgfaltspflichten für Immobilienmakler unabhängig von der Höhe des Kaufpreises. Bei Miet- und Pachtverträgen gilt die besondere Regelung des § 10 Abs. 6 GwG ab einer monatlichen Nettokaltmiete beziehungsweise Nettokaltpacht von mindestens 10.000 Euro.

Eine Person wird deshalb nicht allein dadurch zur auftretenden Person, dass sie eine allgemeine Anfrage stellt, ein Exposé anfordert oder Informationen über eine Immobilie einholt. Wichtig ist ihre tatsächliche Rolle für die Vertragspartei im konkreten Immobiliengeschäft.

Wer kann eine auftretende Person sein?

In der Praxis kommen sehr unterschiedliche Personen als auftretende Person in Betracht.

Typische Fälle sind zum Beispiel:

• ein Geschäftsführer, der für eine GmbH handelt,
• ein Prokurist,
• ein bevollmächtigter Mitarbeiter eines Unternehmens,
• ein sonstiger Bevollmächtigter,
• ein gesetzlicher Vertreter,
• ein Vormund oder Betreuer,
• ein Elternteil, das für ein minderjähriges Kind handelt.

Auch bei einer Privatperson kann also eine andere natürliche Person auftreten, beispielsweise aufgrund einer Vollmacht. Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung oder familiäre Beziehung, sondern die Frage: Handelt diese natürliche Person tatsächlich für die Vertragspartei?

Bei Vollmachtsfällen haben wir die praktische Abgrenzung ausführlich in unserem Beitrag GmbH und Vollmacht: Wen Immobilienmakler nach dem Geldwäschegesetz identifizieren müssen erläutert.

Was muss bei einer auftretenden Person geprüft werden?

Bei einer auftretenden Person müssen zwei Fragen getrennt voneinander beantwortet werden:

1. Wer ist diese Person?
2. Darf diese Person für die Vertragspartei handeln?

Die Identifizierung allein genügt daher nicht. § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG verlangt ausdrücklich sowohl die Identifizierung der auftretenden Person als auch die Prüfung ihrer Berechtigung zum Handeln für den Vertragspartner. 

Bei einer natürlichen Person sind nach § 11 Abs. 4 GwG grundsätzlich folgende Angaben zu erheben:

• Vorname und Nachname,
• Geburtsort,
• Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit,
• Wohnanschrift.

Diese Angaben müssen anschließend nach den gesetzlichen Vorgaben überprüft werden. Bei natürlichen Personen sieht § 12 GwG hierfür insbesondere geeignete gültige amtliche Ausweisdokumente sowie weitere gesetzlich zugelassene Identifizierungsverfahren vor.

Die vollständige praktische Vorgehensweise erklären wir im GwG-Leitfaden zur Identifizierung von Personen und Unternehmen.

Wie wird geprüft, ob die auftretende Person zum Handeln berechtigt ist?

Neben der Identität muss der Immobilienmakler nachvollziehen, warum die betreffende Person für die Vertragspartei handeln darf.

Wie diese Berechtigung nachgewiesen werden kann, hängt von der jeweiligen Konstellation ab. Bei einem Geschäftsführer kann sich die Vertretungsberechtigung beispielsweise aus Registerinformationen ergeben. Bei einem Prokuristen kann die entsprechende Vertretungsmacht ebenfalls aus dem Register hervorgehen. Bei einem Mitarbeiter, Familienangehörigen oder sonstigen Vertreter kann dagegen beispielsweise eine geeignete Vollmacht als Nachweis dienen. Bei gesetzlichen Vertretern können andere entsprechende Nachweise maßgeblich sein. Wichtig ist: Ein Ausweisdokument beantwortet nur die Frage, wer die Person ist. Es beantwortet nicht automatisch die Frage, ob diese Person auch für den Käufer, Verkäufer oder eine Gesellschaft handeln darf. Umgekehrt ersetzt eine vorgelegte Vollmacht nicht die erforderliche Identifizierung der auftretenden Person. In der Akte sollten deshalb beide Prüfungsschritte nachvollziehbar bleiben: Identität der auftretenden Person und Berechtigung zum Handeln.

Auftretende Person, Vertragspartei und wirtschaftlich Berechtigter – was ist der Unterschied?

Gerade bei Gesellschaften werden diese drei Rollen häufig miteinander vermischt. Die Vertragspartei ist die Person oder Gesellschaft, die Käufer, Verkäufer, Mieter oder Vermieter des vermittelten Rechtsgeschäfts ist. Die auftretende Person ist die natürliche Person, die tatsächlich für diese Vertragspartei gegenüber dem Immobilienmakler handelt. Der wirtschaftlich Berechtigte ist dagegen die natürliche Person, die hinter einer Gesellschaft letztlich Eigentum oder Kontrolle ausübt oder auf deren Veranlassung eine Transaktion beziehungsweise Geschäftsbeziehung erfolgt. Ein Geschäftsführer kann deshalb auftretende Person sein, ohne gleichzeitig wirtschaftlich Berechtigter zu sein. Ein wirtschaftlich Berechtigter kann wiederum hinter einer Gesellschaft stehen, ohne selbst jemals persönlich gegenüber dem Immobilienmakler aufzutreten.

Beispiel:

Die Muster Immobilien GmbH kauft ein Mehrfamilienhaus. Die GmbH ist die Vertragspartei. Frau Müller ist bevollmächtigte Mitarbeiterin und führt sämtliche Gespräche mit dem Makler. Frau Müller ist damit die auftretende Person, sofern sie tatsächlich für die GmbH handelt. Herr Schmidt hält 80 Prozent der Gesellschaftsanteile. Herr Schmidt kann wirtschaftlich Berechtigter der GmbH sein, obwohl er gegenüber dem Makler überhaupt nicht persönlich auftritt. Die Grundlagen des Begriffs erklären wir zusätzlich unter wirtschaftlich Berechtigter nach dem GwG. Die praktische Ermittlung bei Gesellschaften behandeln wir ausführlich im Leitfaden zum wirtschaftlich Berechtigten nach dem GwG. 

Muss immer der Geschäftsführer identifiziert werden?

Nein. Jedenfalls nicht allein deshalb, weil eine Person Geschäftsführer einer Gesellschaft ist. Bei einer juristischen Person sind im Rahmen ihrer Identifizierung zwar unter anderem die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans beziehungsweise der gesetzlichen Vertreter zu erheben. Das ist jedoch von der Identifizierung der tatsächlich auftretenden natürlichen Person zu unterscheiden. § 11 GwG regelt beide Ebenen gesondert. Tritt der Geschäftsführer selbst gegenüber dem Immobilienmakler für die Gesellschaft auf, ist er regelmäßig die auftretende Person. Tritt dagegen ein entsprechend bevollmächtigter Mitarbeiter tatsächlich für die Gesellschaft auf, kann dieser Mitarbeiter die zu identifizierende auftretende Person sein. Für die Praxis sind deshalb zwei Fragen zu trennen: Wer ist Geschäftsführer beziehungsweise gesetzlicher Vertreter der Gesellschaft? Und: Wer handelt tatsächlich gegenüber dem Immobilienmakler? Genau diesen häufigen Praxisfall behandeln wir ausführlicher unter Welche Person bei GmbH und Vollmacht nach dem GwG zu identifizieren ist.

Was gilt bei einer Vollmacht?

Eine Vollmacht ist für Immobilienmakler ein typischer Fall, in dem eine auftretende Person relevant wird. Handelt beispielsweise ein Bevollmächtigter für einen Käufer oder Verkäufer, muss zunächst festgestellt werden, wer diese Person ist. Danach muss geprüft werden, ob sie tatsächlich berechtigt ist, für die betreffende Vertragspartei zu handeln. Eine Vollmacht sollte daher zum konkreten Sachverhalt passen und nachvollziehbar erkennen lassen, auf welcher Grundlage und in welchem Umfang die Person handeln darf. Dabei sollte nicht nur geprüft werden, ob irgendein Dokument mit der Überschrift „Vollmacht“ vorliegt. Entscheidend ist, ob sich daraus nachvollziehbar eine ausreichende Handlungsberechtigung für den konkreten Vorgang ergibt. Identifizierung und Berechtigungsprüfung sind also zwei unterschiedliche Schritte.

Was ist zu tun, wenn die Rolle der auftretenden Person unklar ist?

Unklare Rollen sollten vor einer Fortsetzung des GwG-Prüfprozesses aufgeklärt werden.

Typische Fragen sind:

• Wer soll tatsächlich Käufer oder Verkäufer werden?
• Für wen handelt die auftretende Person?
• Auf welcher Grundlage handelt sie?
• Wer trifft die wirtschaftlichen Entscheidungen?
• Wer soll den Kaufvertrag unterschreiben?
• Wer stellt gegebenenfalls die finanziellen Mittel zur Verfügung?
• Existiert hinter einer beteiligten Gesellschaft ein wirtschaftlich Berechtigter?
• Stimmen die Angaben der Beteiligten mit den vorgelegten Unterlagen überein?

Kann der Verpflichtete die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 GwG nicht erfüllen, sieht § 10 Abs. 9 GwG Konsequenzen vor. Insbesondere darf die Geschäftsbeziehung grundsätzlich nicht begründet oder fortgesetzt und eine entsprechende Transaktion nicht durchgeführt werden.

Eine ungeklärte Vertretung bedeutet allerdings nicht automatisch, dass Geldwäsche vorliegt. Ebenso führt eine ungewöhnliche Vollmachtskonstellation nicht automatisch zu einer Verdachtsmeldung oder zu verstärkten Sorgfaltspflichten. Entscheidend sind die konkrete Risikosituation und die tatsächlich festgestellten Umstände. Ergeben sich daraus Anhaltspunkte für ein höheres Risiko, können die verstärkten Sorgfaltspflichten nach dem GwG relevant werden.

Liegen dagegen Tatsachen vor, die auf einen meldepflichtigen Sachverhalt nach § 43 GwG hindeuten, ist davon getrennt eine Verdachtsmeldung nach dem GwG zu prüfen.

Häufige Fehler bei auftretenden Personen

Ein häufiger Fehler besteht darin, bei einer GmbH automatisch den Geschäftsführer mit seinem Ausweisdokument zu identifizieren, obwohl tatsächlich eine andere bevollmächtigte Person gegenüber dem Immobilienmakler auftritt.

Ebenso problematisch ist es, die auftretende Person automatisch mit dem wirtschaftlich Berechtigten gleichzusetzen.

Auch folgende Fehler kommen in der Praxis vor:

• Die auftretende Person wird identifiziert, ihre Handlungsberechtigung aber nicht geprüft.
• Eine Vollmacht wird abgelegt, die bevollmächtigte Person selbst jedoch nicht ordnungsgemäß identifiziert.
• Geschäftsführer, Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte werden nicht sauber voneinander getrennt.
• Es bleibt unklar, für wen die Person tatsächlich handelt.
• Widersprüche zwischen Vollmacht, Registerinformationen und tatsächlichem Auftreten werden nicht aufgeklärt.
• Die Prüfung der Berechtigung wird nicht nachvollziehbar dokumentiert.
• Eine ungewöhnliche Vertretungskonstellation wird vorschnell mit Geldwäscheverdacht gleichgesetzt.

Für eine nachvollziehbare GwG-Akte sollten deshalb mindestens vier Fragen beantwortbar sein:

• Wer ist die Vertragspartei?
• Wer tritt tatsächlich für sie auf?
• Woraus ergibt sich die Berechtigung dieser Person?
• Wer ist gegebenenfalls wirtschaftlich Berechtigter?

Kurz zusammengefasst

Eine auftretende Person nach dem GwG ist eine natürliche Person, die für einen Vertragspartner beziehungsweise bei Immobilienmaklern für eine Vertragspartei handelt. § 10 GwG verlangt gegebenenfalls sowohl ihre Identifizierung als auch die Prüfung, ob sie hierzu berechtigt ist. Für Immobilienmakler ist außerdem der besondere Identifizierungszeitpunkt des § 11 Abs. 2 GwG zu beachten: Die Identifizierung erfolgt, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des vermittelten Rechtsgeschäfts besteht und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Bei Gesellschaften ist nicht automatisch jeder Geschäftsführer als auftretende Person zu identifizieren. Entscheidend ist, wer tatsächlich für die Gesellschaft gegenüber dem Immobilienmakler handelt. Vertragspartei, auftretende Person und wirtschaftlich Berechtigter können daher drei unterschiedliche Personen sein und müssen in der GwG-Prüfung konsequent voneinander getrennt werden. Wer den gesamten Ablauf von Zeitpunkt, Personenermittlung, Ausweisprüfung, Gesellschaften und Vollmachten zusammenhängend betrachten möchte, findet die Einzelheiten im vollständigen Leitfaden zur GwG-Identifizierung für Immobilienmakler.

Rechtsgrundlagen

§ 10 GwG – Allgemeine Sorgfaltspflichten
§ 11 GwG – Identifizierung und Erhebung der Angaben
§ 12 GwG – Überprüfung der Angaben zum Zweck der Identifizierung

Rechtsstand: September 2026
Die Informationen dienen der allgemeinen Information zur Geldwäscheprävention bei Immobilienmaklern und ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall.