Auftretende Person – erklärt für Immobilienmakler

Die auftretende Person ist die natürliche Person, die im Immobiliengeschäft nach außen handelt, Erklärungen abgibt oder Unterlagen übermittelt, ohne zwingend selbst Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter zu sein. Sie kann im eigenen Namen oder im Namen eines Dritten auftreten. Im Geldwäschekontext ist die Abgrenzung zwischen auftretender Person, Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigtem besonders wichtig.

Erklärung und Bedeutung für Immobilienmakler

In der Praxis begegnen Immobilienmakler sehr häufig auftretenden Personen. Das können Bevollmächtigte, Vertreter, Mitarbeiter von Unternehmen, Familienangehörige oder sonstige Mittelsmänner sein, die Besichtigungen wahrnehmen, Gespräche führen oder Unterlagen einreichen. Entscheidend ist dabei: Die auftretende Person ist nicht automatisch die Person, die aus geldwäscherechtlicher Sicht maßgeblich ist.

Das Geldwäschegesetz unterscheidet klar zwischen der auftretenden Person, dem Vertragspartner und dem wirtschaftlich Berechtigten. Für Immobilienmakler bedeutet das, dass sie genau prüfen müssen, in welcher Rolle eine Person handelt. Tritt jemand im Namen eines Käufers oder einer Gesellschaft auf, muss der Makler nicht nur diese Person identifizieren, sondern zusätzlich klären, für wen sie handelt und ob eine wirksame Vertretungsbefugnis besteht.

Besonders risikobehaftet sind Konstellationen, in denen die auftretende Person faktisch alle Entscheidungen trifft, während der angebliche Vertragspartner im Hintergrund bleibt oder kaum eingebunden ist. In solchen Fällen kann der Verdacht entstehen, dass die auftretende Person selbst wirtschaftlich berechtigt ist oder als Strohmann für einen Dritten fungiert. Spätestens dann sind verstärkte Sorgfaltspflichten angezeigt.

Für die Aufsicht ist wichtig, dass Makler ihre Prüfentscheidung nachvollziehbar dokumentieren. Es reicht nicht aus, nur den formalen Käufer zu identifizieren, wenn eine andere Person tatsächlich das Geschäft steuert oder die Mittel bereitstellt. Die Rolle der auftretenden Person muss daher immer im Gesamtzusammenhang des Geschäfts betrachtet werden.

GwG-relevante Einordnung

Im Umgang mit auftretenden Personen müssen Immobilienmakler insbesondere beachten:

• die auftretende Person ist immer zu identifizieren
• zusätzlich ist der Vertragspartner festzustellen
• der wirtschaftlich Berechtigte ist unabhängig davon zu ermitteln
• Vertretungs- oder Vollmachtsverhältnisse sind plausibel zu prüfen
• bei Unklarheiten besteht erhöhtes Geldwäscherisiko
• ggf. ist eine Geldwäscheverdachtsmeldung zu prüfen