Identifizierung

Identifizierungspflicht

Die Identifizierung gehört zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG). Immobilienmakler müssen bei der Vermittlung von Kaufverträgen die Vertragsparteien des vermittelten Rechtsgeschäfts – also insbesondere Käufer und Verkäufer – identifizieren. Gegebenenfalls sind auch für die Vertragsparteien auftretende Personen sowie die wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren.

Die Identifizierung ist vorzunehmen, sobald ein ernsthaftes Interesse der Vertragsparteien an der Durchführung des vermittelten Rechtsgeschäfts besteht und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG). Ein ernsthaftes Interesse kann beispielsweise bei einer Reservierungsvereinbarung oder einem Vorvertrag vorliegen. Die erforderlichen Angaben sind zu erheben, anhand geeigneter Nachweise zu überprüfen und nach den Vorgaben des GwG zu dokumentieren.

Bei der Vermittlung von Miet- oder Pachtverträgen gelten die allgemeinen Sorgfaltspflichten für Immobilienmakler nur, wenn die monatliche Nettokaltmiete oder Nettokaltpacht mindestens 10.000 Euro beträgt (§ 10 Abs. 6 Nr. 2 GwG). Bei der Vermittlung von Kaufverträgen besteht dagegen keine entsprechende Wertgrenze.

Die Identifizierungspflicht ist eine Grundpflicht des Geldwäschegesetzes (GwG). Für Immobilienmakler gelten dabei besondere Vorgaben zum Zeitpunkt der Identifizierung: Entscheidend ist grundsätzlich das ernsthafte Interesse am vermittelten Immobiliengeschäft – nicht bereits der Abschluss des Maklervertrags.
Genauere Informationen erhalten Sie im Praxisleitfaden Identifizierung für Immobilienmakler.

1. Was genau umfasst die Identifizierung?

1.1 Natürliche Personen

Makler müssen folgende Schritte durchführen:

Pflichtangaben:

vollständiger Name
Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Wohnanschrift

Prüfung mittels amtlichen Dokuments:

Personalausweis
Reisepass
elektronisches Aufenthaltsdokument

Aufbewahrung:

Kopie/Scan des Dokuments (beidseitig)
Speicherpflicht: 5 Jahre (§ 8 GwG)

1.2 Juristische Personen / Unternehmen

Hier gelten zusätzliche Anforderungen:

Zu dokumentieren sind:

Name der juristischen Person
Rechtsform
Registernummer + zuständiges Register
Geschäftsanschrift
vertretungsberechtigte Person (Geschäftsführer, Vorstand, Prokurist)

Benötigte Unterlagen:

aktueller Handelsregisterauszug
Gesellschafterliste (bei GmbH/UG)
ggf. Satzung / Gesellschaftsvertrag
Identifizierung der vertretungsberechtigten natürlichen Personen

Zusätzlich muss der wirtschaftlich Berechtigte nach § 11 GwG identifiziert werden (eigener Glossarbegriff: „Wirtschaftlich Berechtigter“).

2. Typische Fehler / Risiken für Makler

Identifizierung erst nach Kaufvertragsertragsentwurf
ungeprüfte Handelsregisterdokumente (veraltet!)
ausländische Firmen ohne Nachweis über Vertretungsberechtigte akzeptiert
fehlende Identifizierung bei Vermietungen über 10.000 € Monatsmiete

Solche Fehler sind in Prüfungen der Aufsichtsbehörden sehr häufig und führen regelmäßig zu Bußgeldern.

3. Was müssen Immobilienmakler konkret tun?

✔ Kunde rechtzeitig identifizieren

✔ Dokumente prüfen, erfassen und sicher speichern

✔ Vertretungsberechtigte natürlicher Personen identifizieren

✔ wirtschaftlich Berechtigten feststellen (§ 11 GwG)

✔ Risikoanalyse für die Geschäftsbeziehung anlegen

✔ Änderungen während des Prozesses überwachen

✔ alles schriftlich dokumentieren (Prüfbarkeit!)

Lesen hier in der Gesamtübersicht die GwG-Pflichten der Makler nach

[Personalausweis Pflichten erklärt]