Identifizierung

Identifizierungspflicht

Die Identifizierungspflicht verpflichtet Immobilienmakler nach § 10 GwG, ihre Kunden vor Begründung einer Geschäftsbeziehung eindeutig festzustellen und zu überprüfen. Dazu gehören das Erfassen und Prüfen gesetzlich vorgeschriebener personenbezogener oder unternehmensbezogener Daten sowie das Anfertigen geeigneter Dokumentationsnachweise. Ziel ist es, anonyme Geschäfte zu verhindern und potenzielle Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierungsrisiken frühzeitig zu erkennen.

Die Identifizierungspflicht ist eine Grundpflicht des Geldwäschegesetzes (GwG). Sie gilt für alle Immobilienmakler, unabhängig von Unternehmensgröße oder Tätigkeitsschwerpunkt, und greift immer dann, wenn eine Geschäftsbeziehung angebahnt oder eine Transaktion durchgeführt werden soll (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG).

1. Was genau umfasst die Identifizierung?

1.1 Natürliche Personen

Makler müssen folgende Schritte durchführen:

Pflichtangaben:

vollständiger Name
Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Wohnanschrift

Prüfung mittels amtlichen Dokuments:

Personalausweis
Reisepass
elektronisches Aufenthaltsdokument

Aufbewahrung:

Kopie/Scan des Dokuments (beidseitig)
Speicherpflicht: 5 Jahre (§ 8 GwG)

1.2 Juristische Personen / Unternehmen

Hier gelten zusätzliche Anforderungen:

Zu dokumentieren sind:

Name der juristischen Person
Rechtsform
Registernummer + zuständiges Register
Geschäftsanschrift
vertretungsberechtigte Person (Geschäftsführer, Vorstand, Prokurist)

Benötigte Unterlagen:

aktueller Handelsregisterauszug
Gesellschafterliste (bei GmbH/UG)
ggf. Satzung / Gesellschaftsvertrag
Identifizierung der vertretungsberechtigten natürlichen Personen

Zusätzlich muss der wirtschaftlich Berechtigte nach § 11 GwG identifiziert werden (eigener Glossarbegriff: „Wirtschaftlich Berechtigter“).

2. Typische Fehler / Risiken für Makler

Identifizierung erst nach Kaufvertragsertragsentwurf
ungeprüfte Handelsregisterdokumente (veraltet!)
ausländische Firmen ohne Nachweis über Vertretungsberechtigte akzeptiert
fehlende Identifizierung bei Vermietungen über 10.000 € Monatsmiete

Solche Fehler sind in Prüfungen der Aufsichtsbehörden sehr häufig und führen regelmäßig zu Bußgeldern.

3. Was müssen Immobilienmakler konkret tun?

✔ Kunde rechtzeitig identifizieren

✔ Dokumente prüfen, erfassen und sicher speichern

✔ Vertretungsberechtigte natürlicher Personen identifizieren

✔ wirtschaftlich Berechtigten feststellen (§ 11 GwG)

✔ Risikoanalyse für die Geschäftsbeziehung anlegen

✔ Änderungen während des Prozesses überwachen

✔ alles schriftlich dokumentieren (Prüfbarkeit!)

Dies ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.