Verdachtsmeldung Geldwäsche: Wann Makler die FIU einschalten müssen

In den anderen Artikeln haben wir uns angeschaut, wie Prüfungen ablaufen und welche Fragen die Aufsichtsbehörde stellt.

In diesem Artikel gehen wir einen Schritt weiter. Es geht nicht mehr darum, was abgefragt wird, sondern darum, was passiert, wenn es ernst wird: Wann müssen Sie tatsächlich eine Verdachtsmeldung abgeben – und wie läuft das konkret ab?

Wie es in der Praxis läuft und wann es kritisch wird

Ein Geschäft läuft. Auf den ersten Blick alles normal. Dann kommen kleine Punkte dazu, die nicht ganz sauber wirken: 

• Ein wirtschaftlich Berechtigter, der nicht richtig greifbar ist.
• Eine Struktur, die unnötig kompliziert wirkt.
• Ein Kunde, der auf einmal Druck macht.

Und dann kommt der entscheidende Moment. Sie merken: Irgendetwas passt nicht. Viele machen an dieser Stelle einfach weiter. Nicht, weil sie bewusst etwas falsch machen. Sondern weil sie nicht klar einordnen können, ob das schon ein meldepflichtiger Verdacht ist.

Wann entsteht überhaupt ein Verdacht?

Der größte Denkfehler ist aus meiner Sicht immer derselbe:

Viele glauben, sie müssen sich „sicher sein“, bevor sie melden. Das ist falsch. Ein Verdacht entsteht nicht erst dann, wenn Sie wissen, dass Geldwäsche vorliegt. Sondern dann, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass etwas nicht stimmt. 

Das kann eine Kombination aus mehreren Punkten sein:

• Unplausible Angaben.
• Unklare Strukturen.
• Widersprüche im Ablauf.

Ich sage es offen: Ein einzelner Punkt ist oft noch erklärbar. Aber wenn sich Dinge anfangen zu stapeln, müssen Sie reagieren.

Was die Behörde in der Prüfung wirklich sehen will

In Prüfungen kommt das Thema immer wieder sehr konkret.

Die Aufsichtsbehörde fragt Sie nicht allgemein nach „Compliance“. Sie fragt Sie zum Beispiel ganz konkret:

„Welche Maßnahmen existieren in Ihrem Unternehmen, um die Verpflichtung zur Meldung von Verdachtsfällen sicherzustellen?“

Und direkt danach:

„Wie viele Verdachtsmeldungen hat Ihr Unternehmen im letzten Jahr übermittelt?“

Das ist der Moment, in dem sich zeigt, ob Sie ein System haben – oder ob Entscheidungen einfach „irgendwie“ getroffen werden.

Wenn Sie darauf keine klare Antwort haben, wird es schwierig.

Wann Sie melden müssen – die klare Linie

Die gesetzliche Grundlage ist relativ eindeutig.

Sie müssen melden, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass:

• Vermögenswerte aus einer Straftat stammen könnten
• ein Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung besteht
• oder der Kunde nicht offenlegt, für wen er tatsächlich handelt

Und jetzt kommt der wichtige Punkt:

• Es gibt keinen Mindestbetrag.
• Es gibt keine Bagatellgrenze.

Das wird in der Praxis oft komplett falsch eingeschätzt. Ich sehe immer wieder, dass Makler denken: „Das ist ja kein großes Geschäft.“ Das spielt keine Rolle.

Wie die Verdachtsmeldung konkret abläuft

Die Verdachtsmeldung geht an die Financial Intelligence Unit (FIU). Und zwar nicht per E-Mail oder Telefon, sondern über das elektronische Meldesystem goAML.

Das ist der gesetzlich vorgesehene Weg.

Wenn Sie dort nicht registriert sind, haben Sie im Ernstfall ein Problem.

Ich sage das bewusst deutlich: Die Registrierung gehört nicht in den Verdachtsfall. Die gehört in Ihre Vorbereitung.

Der Ablauf im Ernstfall – Schritt für Schritt

Wenn ein Verdacht entsteht, sollte der Ablauf in Ihrem Büro klar sein.

• Zuerst sichern Sie den Sachverhalt.

Das bedeutet: Sie halten konkret fest, was auffällig ist. Keine allgemeinen Aussagen, sondern klare Punkte. Aussagen des Kunden. Unterlagen. Abweichungen.

Dann erfolgt die interne Bewertung.

• Liegt ein meldepflichtiger Verdacht vor oder nicht?
• Wenn ja, wird die Meldung über goAML abgegeben.

Und jetzt kommt ein Punkt, den viele übersehen:

• Nach Abgabe der Verdachtsmeldung darf das Geschäft nicht einfach weiterlaufen.
• Es gilt ein sogenanntes Durchführungsverbot.

Das bedeutet: Die Transaktion darf grundsätzlich erst weitergeführt werden, wenn entweder eine Freigabe erfolgt oder eine gesetzliche Frist abgelaufen ist.

Was Sie auf keinen Fall tun dürfen

Ein Punkt, der immer wieder falsch gemacht wird:

Sie dürfen den Kunden nicht darüber informieren, dass eine Verdachtsmeldung abgegeben wurde. Das ist kein Detail, sondern eine klare gesetzliche Vorgabe. In der Praxis ist das nicht immer einfach. Gerade wenn der Kunde aktiv nachfragt. Deshalb brauchen Sie dafür intern eine klare Linie – nicht improvisiert.

Typischer Fehler: „Wir hatten noch nie einen Fall“

„Wir hatten noch nie eine Verdachtsmeldung.“

Das klingt erstmal gut. In Prüfungen ist das oft ein Warnsignal. Denn die Behörde stellt diese Frage nicht ohne Grund. Wenn über Jahre nichts gemeldet wurde, stellt sich automatisch die Frage: Wurden Auffälligkeiten überhaupt erkannt?

Ich sehe in der Praxis selten Unternehmen ohne Auffälligkeiten. Ich sehe deutlich häufiger Unternehmen ohne klaren Umgang damit.

Checkliste: Wann Sie einen Verdacht ernsthaft prüfen müssen

Gehen Sie diese Punkte ehrlich durch.

☐ Angaben des Kunden sind unplausibel oder widersprüchlich

☐ wirtschaftlich Berechtigter ist unklar oder wechselt im Verlauf

☐ ungewöhnliche Zahlungswege oder Strukturen

☐ auffälliger Zeitdruck ohne nachvollziehbaren Grund

☐ Kunde weicht konkreten Fragen aus

☐ Unterlagen passen nicht zusammen

Wenn hier mehrere Punkte zusammenkommen, müssen Sie sich ernsthaft mit dem Thema Verdachtsmeldung beschäftigen.

Checkliste: So läuft die Verdachtsmeldung sauber ab

Das ist der Ablauf, den Sie im Unternehmen haben sollten.

☐ Auffälligen Sachverhalt sofort dokumentieren

☐ Konkrete Tatsachen festhalten (keine Vermutungen)

☐ Unterlagen sichern

☐ Interne Entscheidung treffen (wer entscheidet?)

☐ Verdachtsmeldung über goAML an die FIU abgeben

☐ Geschäft zunächst stoppen (Durchführungsverbot beachten)

☐ Kunde nicht informieren

☐ Rückmeldungen der FIU im Blick behalten

☐ gesamten Vorgang sauber dokumentieren

Wenn Sie das so abbilden können, sind Sie auf einem ganz anderen Level.

Checkliste: Sind Sie überhaupt vorbereitet?

Das wird oft komplett vergessen.

☐ Ist Ihr Unternehmen bei goAML registriert?

☐ Gibt es eine klare Zuständigkeit für Verdachtsmeldungen?

☐ Wissen Mitarbeiter, wann sie eskalieren müssen?

☐ Gibt es eine schriftliche Arbeitsanweisung dazu?

☐ Ist das Durchführungsverbot intern bekannt?

Wenn Sie hier unsicher sind, haben Sie kein System – sondern Zufall.

Was in der Akte stehen muss

Egal ob Sie melden oder nicht:

Die Entscheidung muss nachvollziehbar sein. Ich sehe oft Akten, in denen zwar etwas auffällig war, aber keine klare Bewertung dokumentiert ist. 

Das Problem ist einfach: 
Was nicht dokumentiert ist, ist in der Prüfung nicht passiert.

Fazit: Verdachtsmeldung ist kein Sonderfall

Viele behandeln das Thema wie etwas, das nur selten vorkommt.

In der Praxis ist es ein normaler Bestandteil Ihrer Tätigkeit.

Nicht, weil Sie ständig melden müssen. Sondern weil Sie regelmäßig Situationen haben, die bewertet werden müssen. Und genau hier trennt sich saubere Arbeit von „läuft schon irgendwie“.

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Wenn Sie möchten, unterstütze ich Sie dabei, das Thema Verdachtsmeldungen wirklich praxistauglich in Ihr Maklerbüro zu integrieren.

Zur Terminbuchung

Hilfreiche Links:
[GoAML FIU] [Transparenzregister] [§43 GwG Meldepflichten] [§47 GwG Verbot der Informationsweitergabe] [Übersicht alle GwG Pflichten für Immobilienmakler]

Mit besten Empfehlungen von

Christian Groschopp

Geldwäschebeauftragter