Transparenzregister: Alles, was Immobilienmakler darüber wissen müssen
Warum das Transparenzregister in der Maklerpraxis so oft „weh tut“
Wenn ich Makler auf Prüfungen vorbereite oder Akten stichprobenartig durchgehe, ist das Transparenzregister einer der Punkte, an denen es am häufigsten knirscht. Nicht, weil Makler „nichts machen“. Sondern weil in der Praxis oft ein falsches Bild entsteht:
- „Das ist doch nur was für Notare.“
- „Das ist doch eher ein Thema für die GmbH selbst.“
- „Wenn der Kunde mir sagt, wer Gesellschafter ist, reicht das doch.“
Genau hier setzt die Prüflogik der Behörden an: Im Immobiliengeschäft laufen Geldwäsche-Risiken sehr häufig über Gesellschaften, Beteiligungsketten und vorgeschobene Strukturen. Und das Transparenzregister ist dafür eines der wichtigsten Werkzeuge, um Eigentums- und Kontrollstrukturen nachvollziehbar zu machen. Das ist auch genau der Zweck des Registers.
Als Immobilienmakler sind Sie Verpflichtete nach dem GwG. Und damit ist das Transparenzregister nicht „nice to have“, sondern ein Baustein Ihrer Sorgfaltspflichten.
1. Was ist das Transparenzregister – in einem Satz?
Das Transparenzregister ist ein zentrales elektronisches Register, das Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten von Rechtseinheiten und bestimmten Rechtsgestaltungen enthält, damit Eigentums- und Kontrollstrukturen nachvollziehbar werden.
Wichtig für Ihre Einordnung: Seit der Umstellung zum „Vollregister“ (Wegfall der früheren Mitteilungsfiktion) müssen die Angaben grundsätzlich aktiv im Transparenzregister gepflegt werden; spätestens bis Ende 2022 waren (über Übergangsfristen) die Mitteilungen nachzuholen.
2. Warum interessiert das Transparenzregister die Aufsicht bei Maklern so sehr?
In einer GwG-Prüfung schaut die Behörde im Kern auf eine Frage:
Haben Sie verstanden, wer hinter dem Kunden steht – und können Sie das plausibel und dokumentiert erklären?
Das Transparenzregister ist dabei aus Sicht der Prüfer eine Art „Realitätscheck“. Es geht nicht darum, ob Sie alles wissen können. Es geht darum, ob Sie:
- die richtigen Informationsquellen nutzen,
- Abweichungen erkennen,
- und dann angemessen reagieren.
Die registerführende Stelle formuliert das sehr klar: Verpflichtete dürfen zur Erfüllung eigener Sorgfaltspflichten Einsicht nehmen; und wenn bei der Einsicht eine Abweichung auffällt, besteht (für die in § 23a GwG genannten Verpflichteten) grundsätzlich eine Pflicht zur Unstimmigkeitsmeldung.
3. Wann müssen Immobilienmakler das Transparenzregister prüfen?
Ich empfehle in der Praxis eine einfache Regel, die in Prüfungen gut erklärbar ist:
Prüfpunkte, bei denen das Transparenzregister „Pflichtgefühl“ haben sollte
- Bei juristischen Personen und eingetragenen Personengesellschaften als Käufer/Verkäufer/Vertragspartner (z. B. GmbH, UG, KG).
- Bei komplexen Strukturen (Holding, mehrere Ebenen, Ausland).
- Bei erhöhtem Risiko (z. B. auffällige Zahlungswege, Zeitdruck, unklare Vollmachten).
- Bei Abweichungen zwischen Kundenauskunft und Unterlagen.
Und jetzt kommt der Teil, den viele unterschätzen: Behörden mögen keine „Zufalls-Compliance“. Wenn Sie sagen können: „Bei jedem Firmenkunden machen wir X, Y, Z – und das ist unsere Standardakte“, dann sind Sie auf einem ganz anderen Level als mit Einzelfall-Improvisation.
4. Was genau prüfen Sie im Transparenzregister?
Hier ist die Systematik, die ich in der Praxis nutze – weil sie sich in der Akte sauber dokumentieren lässt:
4.1 Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte – und ist das plausibel?
Sie prüfen nicht „Gesellschafterromantik“, sondern Kontrolle/Einfluss. Gerade bei mittelbaren Beteiligungen kann die Wahrheit eine Ebene tiefer liegen als das, was der Kunde im Termin beiläufig erzählt.
4.2 Stimmen die Angaben mit der Kundenauskunft überein?
Wenn Ihnen der Kunde Person A nennt, im Register aber Person B steht, ist das nicht automatisch „Geldwäsche“. Aber es ist automatisch ein Punkt, der eine Klärung braucht.
4.3 Gibt es Hinweise auf laufende Prüfungen oder Unstimmigkeiten?
Wenn eine Unstimmigkeitsmeldung abgegeben wurde, kann das im Registerauszug als Prüfvermerk sichtbar sein.
In der Praxis ist das ein starkes Signal: Dann ist mindestens irgendwo im System „Reibung“ gewesen.
4.4 Folgeprüfung: PEP / Risiko / verstärkte Maßnahmen
Wenn die wirtschaftlich Berechtigten feststehen, ist der nächste saubere Schritt:
Prüfung auf Politisch exponierte Person und den Mittelherkunftsnachweis.
Ich erlebe häufig, dass Makler den Registerauszug zwar ziehen – aber dann nichts „damit machen“. In der Prüfung wirkt das wie: „Wir haben’s abgeheftet, aber nicht verstanden.“
5. Schritt-für-Schritt: So läuft die Einsichtnahme für Makler praktisch ab
Damit Sie das wirklich in einen Prozess gießen können, hier der Ablauf, wie er auf der Plattform vorgesehen ist – für Verpflichtete:
Schritt 1: Nutzerkonto anlegen
Die Kurzanleitung des Transparenzregisters beschreibt den Start über „Nutzerkonto erstellen“ (E-Mail/Passwort, Aktivierung).
Schritt 2: Konto als „Verpflichteter“ führen und Verpflichtetengruppe angeben
Die Anleitung grenzt sauber ab: Sie stellen den Antrag als Verpflichteter, wenn Sie Sorgfaltspflichten erfüllen (z. B. Geschäftskunden überprüfen).
Schritt 3: Identitätsprüfung / Freischaltung
Für bestimmte Funktionen (z. B. Unstimmigkeitsmeldung) wird die Option erst nach Identitätsprüfung für Verpflichtete freigeschaltet.
Schritt 4: Suche, Auszug ziehen, Akte dokumentieren
In der Praxis empfehle ich: Auszug + kurzer Vermerk, was Sie daraus abgeleitet haben (z. B. „WB plausibel, keine Abweichung“ / „Abweichung geklärt am…“).
6. Was ist eine Unstimmigkeitsmeldung – und warum fragen Behörden danach?
Das ist ein Klassiker in Prüfungen. Viele Makler sagen:
„Unstimmigkeitsmeldung? Hatten wir noch nie.“
Und dann frage ich zurück:
„Hatten Sie wirklich noch nie eine Abweichung – oder haben Sie nur nie bewusst abgeglichen?“
Die Transparenzregister-FAQ-Seite erklärt es deutlich: Unstimmigkeiten müssen von den in § 2 Abs. 1 GwG genannten Verpflichteten (und einigen Behörden) gemeldet werden; Meldungen durch „Mitglieder der Öffentlichkeit“ sind nicht vorgesehen.
Wichtig für den Kontext: Die Unstimmigkeitsmeldung ist keine „Anzeige gegen den Kunden“. Sie ist ein formalisierter Mechanismus, um Registerangaben zu korrigieren/prüfen – und ein Signal an die registerführende Stelle, dass Daten nicht zusammenpassen.
Das ist auch der Grund, warum Prüfer danach fragen: Sie wollen wissen, ob Sie Abweichungen als Compliance-Event behandeln – oder ob Abweichungen einfach im Tagesgeschäft untergehen.
(Achtung: Unstimmigkeitsmeldung ≠ Verdachtsmeldung. Das sind zwei unterschiedliche Logiken.)
7. Darf ich mich „einfach auf das Transparenzregister verlassen“?
In der Praxis ist das die entscheidende Nuance.
Es gibt seit 2021 eine Erleichterung: In der Regel kann es ausreichen, die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten anhand eines Transparenzregister-Auszuges zu überprüfen – aber bei Zweifeln oder erhöhtem Risiko brauchen Sie weitergehende Maßnahmen.
So erkläre ich es Mandanten:
- Registerauszug ist ein sehr starkes Indiz, aber kein Freifahrtschein.
- Wenn etwas nicht plausibel wirkt (Struktur, Zahlungen, Zeitdruck, Auslandsbezug), müssen Sie risikoorientiert nachfassen.
8. Kosten & Gebühren: Was Sie realistisch einplanen sollten
Kosten sind selten das Kernproblem – aber es ist gut, das intern sauber zu kommunizieren.
Die Gebühren für die Registerführung sind in der Transparenzregistergebührenverordnung geregelt (TrGebV).
Für die Akzeptanz im Team ist wichtig: „Transparenzregister kostet Geld“ ist kein Argument, es nicht zu nutzen – die Einsicht ist eine Compliance-Funktion.
9. Typische Fehler, die ich bei Maklern immer wieder sehe
Fehler 1: Transparenzregister wird nur „bei Bauchgefühl“ genutzt
Das wirkt in Prüfungen unstrukturiert. Besser: klare Regel „Firmenkunde → Auszug“.
Fehler 2: Auszug wird abgelegt, aber nicht ausgewertet
Der Prüfer erkennt sofort, ob das ein „Ablageakt“ war oder eine echte Prüfung.
Fehler 3: Abweichung wird mündlich geklärt, aber nicht dokumentiert
Wenn es nicht in der Akte steht, ist es in der Prüfung nicht passiert.
Fehler 4: Verwechslung Unstimmigkeitsmeldung vs. Verdachtsmeldung
Unstimmigkeit = Registerdaten passen nicht.
Verdacht = Tatsachen deuten auf Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung hin.
Fehler 5: Kein Bezug zur eigenen Risikoanalyse
Wenn Ihre Risikoanalyse Firmenkunden/Strukturen als Risiko nennt, müssen Ihre Akten zeigen, dass Sie darauf reagieren.
10. Checkliste: Transparenzregister sauber in Ihren Maklerprozess integrieren
A. Standardfall: Firmenkunde (GmbH/UG/KG)
☐ Vertragspartner identifiziert (HR-Auszug, Organe)
☐ Transparenzregister-Auszug gezogen
☐ wirtschaftlich Berechtigte dokumentiert
☐ Abgleich mit Kundenauskunft durchgeführt
☐ PEP-Prüfung auf Basis der WB durchgeführt und dokumentiert
☐ Ergebnis/Vermerk: plausibel / Abweichung geklärt
B. Abweichung festgestellt
☐ Abweichung beschrieben (kurz, sachlich)
☐ Nachweise eingeholt (z. B. Gesellschafterliste, Organigramm)
☐ risikoorientierte Maßnahmen dokumentiert
☐ Entscheidung dokumentiert (weiter / nicht weiter)
☐ ggf. Unstimmigkeitsmeldung geprüft/abgegeben
C. Hochrisiko / komplexe Struktur
☐ verstärkte Sorgfaltspflichten geprüft
☐ Mittelherkunft plausibilisiert (falls relevant)
☐ Management-Entscheidung/4-Augen-Prinzip dokumentiert
Häufige Fragen aus der Maklerpraxis
„Kann mein Kunde die Einsicht sperren?“
Es gibt gesetzliche Möglichkeiten, Einsicht in bestimmten Fällen zu beschränken. In der Praxis ist das eher selten – aber es kann vorkommen. Entscheidend ist dann: Sie dokumentieren, was Sie versucht haben und welche Alternativen Sie genutzt haben (z. B. Kundenerklärung, Nachweise, Organigramm).
„Was ist mit ‘Öffentlichkeit’ und ‘berechtigtem Interesse’?“
Für Mitglieder der Öffentlichkeit ist die Einsicht in einen beschränkten Datensatz möglich, wenn ein berechtigtes Interesse dargelegt wird.
Für Sie als Makler ist relevanter: Einsicht als Verpflichteter zur Erfüllung der eigenen Sorgfaltspflichten.
Hilfreiche Links:
Fazit: Das Transparenzregister ist Ihr stärkstes Werkzeug gegen „Strukturblindheit“
Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Beitrag mitnehmen, dann diese:
Das Transparenzregister ist nicht nur ein Register – es ist ein Prüfanker.
Es hilft Ihnen dabei,
- wirtschaftlich Berechtigte sauber zu ermitteln,
- Aussagen des Kunden plausibilisierend zu prüfen,
- und in Behördenprüfungen nachvollziehbar zu zeigen, dass Sie strukturiert gearbeitet haben.
Und genau das ist am Ende der Unterschied zwischen „Prüfung überstehen“ und „Prüfung bestehen“.
--
Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er soll Ihnen als Immobilienmakler helfen, ein Grundverständnis zum Transparenzregister geben.
Wenn Sie möchten, unterstützen wir von Sie gerne bei der Erstellung ihrer individuellen Risikoanalyse und Arbeits-und Verfahrensanweisungen. Auch für sonstige Fragen stehen wir Ihnen immer gern zur Verfügung.
Mit besten Empfehlungen von
Christian Groschopp
Geldwäschebeauftragter