Geldwäschegesetz & Formulare für Immobilienmakler: Wie Sie die amtlichen Dokumentationsbögen richtig nutzen

(Warum Formulare nur dann helfen, wenn man sie versteht)

„Wir haben doch die Formulare ausgefüllt – reicht das nicht?“

Diese Frage höre ich in der Praxis immer wieder.

Und sie kommt fast immer dann, wenn ein Makler entweder Post von der Aufsicht bekommt – oder sich vorsorglich absichern will.

Viele Immobilienmakler wissen mittlerweile, dass sie Dokumentationspflichten nach dem Geldwäschegesetz haben. Was aber oft fehlt, ist das Verständnis dafür, wie diese Dokumentation konkret aussehen soll – und was die Behörden tatsächlich erwarten.

Ein interessanter Punkt dabei:

Das Landesverwaltungsamt Thüringen stellt beispielsweise öffentlich konkrete Dokumentationsbögen zur Verfügung, die Immobilienmakler im Rahmen der Geldwäscheprävention nutzen können. Diese Formulare sind keine Pflichtvordrucke, aber sie zeigen sehr deutlich, wie Aufsichtsbehörden denken – und genau das macht sie so wertvoll.

Warum Formulare im Geldwäschegesetz keine Bürokratie, sondern Schutz sind

Als Immobilienmakler gehören Sie zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz.

Damit trifft Sie nicht nur die Pflicht zur Identifizierung, sondern auch zur nachvollziehbaren Dokumentation. Und genau hier scheitert es in der Praxis häufig – nicht aus bösem Willen, sondern aus Unsicherheit.

Formulare wie die vom Landesverwaltungsamt haben dabei einen entscheidenden Vorteil:

Sie zwingen Sie, strukturiert zu denken. Nicht nur „Ausweis gesehen“, sondern:

• warum identifiziert wurde
• wen genau
• auf welcher Grundlage
• mit welchem Risiko
• und mit welchem Ergebnis

Das ist genau das, was Prüfer später sehen wollen.

Die drei Geldwäsche-Formulare für Immobilienmakler im Überblick

Das Landesverwaltungsamt Thüringen stellt drei Dokumentationsbögen bereit, die für Makler besonders relevant sind und bundesweit genutzt werden können:

1. Dokumentationsbogen für natürliche Personen / Einzelunternehmen
2. Dokumentationsbogen für juristische Personen und Personengesellschaften
3. Dokumentationsbogen für verstärkte Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG

Alle drei sind als Hilfestellung gedacht – und genau so sollten sie auch genutzt werden .

Dokumentationsbogen für natürliche Personen: Mehr als nur eine Ausweiskopie

Der Bogen für natürliche Personen wirkt auf den ersten Blick simpel: Name, Ausweis, Adresse, fertig. In der Praxis zeigt sich aber schnell, dass er deutlich mehr abfragt als viele Makler tatsächlich dokumentieren.

Neben der reinen Identifizierung des Vertragspartners fordert der Bogen unter anderem:

• die Prüfung, ob eine auftretende Person beteiligt ist
• Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
• eine Einordnung des Zwecks der Geschäftsbeziehung
• eine erste Prüfung, ob verstärkte Sorgfaltspflichten relevant werden könnten

Damit bildet der Bogen exakt die Kundensorgfaltspflichten ab.

In der Praxis zeigt sich hier oft: Makler identifizieren zwar korrekt, dokumentieren aber nicht, warum sie kein erhöhtes Risiko sehen. Genau diese Begründung ist aber entscheidend.

Juristische Personen und Personengesellschaften: Der häufigste Prüfungsfall

Der Dokumentationsbogen für juristische Personen ist aus meiner Sicht der wichtigste – und gleichzeitig der, bei dem die meisten Fehler passieren.

Hier geht es nicht nur um die Firma selbst, sondern um mehrere Ebenen:

• Identifizierung des Unternehmens als Vertragspartner
• Identifizierung der auftretenden natürlichen Person (z. B. Geschäftsführer oder Bevollmächtigter)
• Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten
  
  

Besonders praxisrelevant ist eine Passage im Formular, die viele Makler unterschätzen:

Wenn kein wirtschaftlich Berechtigter mit mehr als 25 % erkennbar ist, gilt der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter – und genau das muss dokumentiert werden.

Hier sieht man sehr deutlich: Das Formular zwingt nicht zu „mehr Identifizierung“, sondern zu klaren Entscheidungen mit Begründung.

Verstärkte Sorgfaltspflichten: Das Formular, das viele zu spät nutzen

Der dritte Bogen – zur Durchführung verstärkter Sorgfaltspflichten – wird in der Praxis oft erst dann hervorgeholt, wenn bereits Unsicherheit herrscht.

Dabei ist gerade dieses Formular ein hervorragendes Werkzeug, um sauber festzuhalten:

• warum ein erhöhtes Risiko angenommen wurde
• ob es sich um eine politisch exponierte Person handelt
• ob ein Hochrisikodrittstaat beteiligt ist
• wie die Herkunft der Vermögenswerte plausibilisiert wurde

Wichtig ist ein Punkt, den das Formular sehr deutlich macht:

Nicht jedes erhöhte Risiko führt automatisch zu einer Verdachtsmeldung.

Aber jedes erhöhte Risiko muss dokumentiert, bewertet und intern freigegeben werden.

Was diese Formulare aus Aufsichtssicht wirklich leisten sollen

Ein ganz wichtiger Hinweis findet sich in allen Bögen sinngemäß:

Es handelt sich um Hilfestellungen, nicht um starre Pflichtformulare.

Genau darin liegt ihre Stärke. Sie zeigen:

• welche Fragen Prüfer stellen
• welche Gedankengänge erwartet werden
• wo Begründungen notwendig sind
• und wo „ein Häkchen“ nicht ausreicht

Formulare ersetzen keine Risikoanalyse – sie machen sie sichtbar.

Typische Fehler im Umgang mit Geldwäsche-Formularen

Aus der Praxis sehe ich immer wieder dieselben Stolpersteine:

• Formulare werden nur „abgehakt“, nicht durchdacht
• Begründungsfelder bleiben leer
• Risikoentscheidungen werden nicht erklärt
• der Bogen für verstärkte Sorgfaltspflichten wird ignoriert
• Formulare werden gesammelt, aber nicht gepflegt

Das Ergebnis: Bei Prüfungen wirken die Unterlagen formal vorhanden – aber inhaltlich schwach. Und genau das führt dann zu Nachfragen oder Beanstandungen.

Wie Sie die Formulare sinnvoll in Ihren Makleralltag integrieren

Mein klarer Praxistipp:

Nutzen Sie die Bögen nicht als Pflichtübung, sondern als internen Leitfaden.

Konkret heißt das:

• Ein Bogen pro Vertragspartei
• klare Ablage je Vorgang
• kurze, verständliche Begründungen
• Verknüpfung mit Ihrer Risikoanalyse
• regelmäßige Aktualisierung bei Änderungen

So werden aus Formularen Schutzschilde bei Prüfungen.

Fazit: Formulare sind kein Selbstzweck – aber ein starkes Argument

Die vom Landesverwaltungsamt Thüringen bereitgestellten GwG-Formulare zeigen sehr deutlich, wie Aufsichtsbehörden denken. Wer sie versteht und richtig nutzt, ist nicht nur formell compliant, sondern auch inhaltlich gut aufgestellt.

Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Seiten abzuheften – sondern darum, nachvollziehbar zu zeigen:

• dass Sie Ihre Pflichten kennen
• dass Sie Risiken erkennen
• und dass Sie angemessen handeln

Genau das ist der Kern des Geldwäschegesetzes.

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Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er soll Ihnen als Immobilienmakler helfen, ein Grundverständnis zum Umgang mit den Geldwäsche Formularen geben. 

Wenn Sie möchten, unterstützen wir von Sie gerne bei der Erstellung ihrer individuellen Risikoanalyse und Arbeits-und Verfahrensanweisungen. Auch für sonstige Fragen stehen wir Ihnen immer gern zur Verfügung. 

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Mit besten Empfehlungen von

Christian Groschopp

Geldwäschebeauftragter