GwG-Prüfung durch die Aufsichtsbehörde: So bereiten sich Makler wirklich vor

(Praxisleitfaden – was passiert, wenn dieser Fragenkatalog bei Ihnen auf dem Tisch liegt)

In einem anderen Beitrag habe ich bereits gezeigt, welche Fragen Aufsichtsbehörden typischerweise stellen und warum genau diese Themen immer wieder abgefragt werden.

In diesem Artikel geht es um die Situation, in der Sie sich wiederfinden, wenn das Schreiben tatsächlich bei Ihnen auf dem Tisch liegt – inklusive genau der Fragen, die dort gestellt werden.

Wenn Sie diesen Fragenkatalog das erste Mal durchgehen, passiert etwas ganz Typisches:

Am Anfang lesen Sie noch relativ entspannt. Unternehmensdaten, allgemeine Angaben. Aber relativ schnell stoßen Sie auf Fragen, bei denen Sie merken:

Das ist jetzt nicht mehr allgemein – das ist konkret auf Ihre tägliche Arbeit bezogen.

Und genau da beginnt die eigentliche Prüfung.

Die ersten Fragen wirken einfach – sind aber der Einstieg in die Bewertung

Ganz am Anfang stehen Fragen wie:

• „Gibt es Filialen Ihres Unternehmens innerhalb oder außerhalb des Bundeslandes?“
• „Wie hoch ist der durchschnittliche Jahresumsatz?" 
• „In welcher Branche sind Sie tätig?“
• „Wie viele Mitarbeiter beschäftigt Ihr Unternehmen…?“

Das wirkt erstmal wie Standard.

Was viele nicht sehen:

Hier bewertet die Behörde bereits Ihr Geschäftsmodell, Ihre Größe und Ihr Risikoprofil.

Ich sehe in der Praxis, dass dieser Teil schnell ausgefüllt wird. Dabei ist er die Grundlage dafür, wie tief später geprüft wird.

Der Moment, wo Sie merken: Jetzt wird es konkret

Spätestens bei dieser Frage halten viele kurz inne:

• „Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Identifizierung Ihres Vertragspartners regelmäßig?“

Und genau hier passiert etwas Entscheidendes.

Sie merken plötzlich:

Ich brauche nicht nur irgendeine Antwort – ich brauche eine klare, einheitliche Antwort.

Denn diese Frage prüft:

• Haben Sie einen festen Prozess?
• Oder machen Sie es je nach Situation unterschiedlich?

Ich sehe hier regelmäßig, dass Makler keine eindeutige Linie haben. Und genau das wird an dieser Stelle sichtbar.

Die klassische GwG-Frage, die jeder kennt – aber selten sauber beantwortet

Direkt danach kommt oft:

• „Identifizieren Sie Ihre Vertragspartner gemäß § 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG? Wenn ja, wann und wie nehmen Sie die Identifizierung vor?“

Das klingt wie eine einfache Pflichtfrage.

In der Praxis ist es eine der wichtigsten Fragen im gesamten Bogen.

Denn jetzt reicht kein „Ja, machen wir“.

Jetzt müssen Sie erklären:

• wie genau
• in welchem Ablauf
• und ob das immer gleich passiert

Und genau hier wird oft sichtbar, dass Prozesse nicht sauber definiert sind.

Wirtschaftlich Berechtigter: Die Frage, bei der viele hängen bleiben

Eine Frage, die ich in fast jeder Prüfung sehe, lautet:

• „Prüfen Sie, ob die auftretende Person auf Veranlassung eines wirtschaftlich Berechtigten handelt?“
• „Wie identifizieren Sie diesen ggf.?“

Und genau hier zeigt sich, ob das Thema wirklich verstanden wurde.

Ich sehe oft:

• Geschäftsführer wird eingetragen
• Thema wird abgeschlossen

Aber genau das reicht nicht.

Die Behörde will verstehen:

• Prüfen Sie aktiv?
• Oder übernehmen Sie einfach Angaben?
• Können Sie den Weg nachvollziehbar erklären?

Eine Frage, die viele überlesen – aber extrem wichtig ist

Dann kommt eine scheinbar einfache Frage:

• „Holen Sie regelmäßig Informationen über den Geschäftszweck ein?“

Viele lesen das und denken: „Ja, klar.“

Aber wenn man genauer hinschaut, merkt man:

• Wird das wirklich aktiv erhoben?
• Oder ergibt sich das einfach „irgendwie“ aus dem Gespräch?

Genau hier trennt sich saubere Struktur von Bauchgefühl.

Dokumentation: Hier entscheidet sich die Prüfung

Dann kommt eine der wichtigsten Fragen im gesamten Katalog:

• „Dokumentieren Sie die eingeholten Informationen (§ 8 GwG)? Wenn ja, wie?“

Ich sage es ganz offen:

Was nicht dokumentiert ist, existiert in der Prüfung nicht.

Jetzt wird es strukturell: Risikoanalyse und internes System

Spätestens bei diesen Fragen wird klar, wie Ihr Unternehmen wirklich aufgestellt ist:

• „Haben Sie die geldwäscherelevanten Risiken in Ihrem Unternehmen ermittelt und bewertet?“
• „Haben Sie die Risikoanalyse schriftlich dokumentiert?“
• „Gibt es in Ihrem Unternehmen interne Handlungsanweisungen zur Verhinderung von Geldwäsche?“

Hier reicht kein allgemeines Wissen mehr.

Jetzt geht es darum:

• Gibt es ein System?
• Ist es dokumentiert?
• Wird es angewendet?

Ich sehe in der Praxis fast täglich, dass genau diese Punkte nur teilweise vorhanden sind. Und das fällt hier sofort auf.

Der Blick in Ihr Unternehmen: Mitarbeiter, Schulung, Verdachtsmeldungen

Am Ende wird es noch einmal konkreter:

• „Unterrichten oder schulen Sie Ihre Mitarbeiter?“
• „Wie prüfen Sie die Zuverlässigkeit Ihrer Mitarbeiter?“
• „Welche Maßnahmen existieren, um Verdachtsmeldungen sicherzustellen?“

Das ist der Moment, wo die Behörde prüft:

Ist das Thema Geldwäsche bei Ihnen wirklich im Unternehmen angekommen?

Oder läuft es einfach nebenbei?

Wie Sie sich konkret auf diese Prüfung vorbereiten

Wenn Sie diesen Fragenkatalog vor sich haben, bringt es nichts, ihn einfach nur auszufüllen. Es wird versucht, möglichst schnell Antworten zu formulieren, ohne sich wirklich anzuschauen, ob das, was dort steht, auch im Alltag so gelebt wird.

Die richtige Vorbereitung läuft anders.

Der erste Schritt ist, dass Sie den Fragenkatalog nicht als Formular sehen, sondern als Spiegel Ihrer Prozesse. Jede einzelne Frage zielt auf einen konkreten Ablauf in Ihrem Büro ab. Das bedeutet: Sie gehen nicht Frage für Frage durch und schreiben irgendetwas hinein, sondern Sie prüfen, ob Sie zu jeder Frage einen klaren, festen Ablauf haben.

Nehmen wir ein konkretes Beispiel. Wenn dort steht:

„Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Identifizierung Ihres Vertragspartners regelmäßig?“

Dann reicht es nicht, „vor dem Notartermin“ zu schreiben.

Sie müssen für sich klären:

Passiert das wirklich immer so? Ist das im Büro einheitlich geregelt? Gibt es einen festen Punkt im Prozess, an dem das verbindlich passiert?

Genau so gehen Sie jede dieser Fragen durch.

Bei der Frage:

„Identifizieren Sie Ihre Vertragspartner gemäß § 10 GwG? Wenn ja, wann und wie?“

geht es nicht um das „Ob“, sondern um das „Wie genau“. Können Sie erklären, wie die Identifizierung abläuft, welche Daten erhoben werden und wie das dokumentiert wird? Und zwar so, dass ein Dritter das versteht.

Der nächste Schritt ist, dass Sie Ihre Antworten mit Ihrer tatsächlichen Dokumentation abgleichen.

Wenn Sie schreiben, dass Sie den wirtschaftlich Berechtigten prüfen, dann muss sich das auch in Ihren Akten wiederfinden. Wenn Sie angeben, dass Sie Informationen dokumentieren, dann muss das auch nachvollziehbar abgelegt sein.

Ich sehe in der Praxis oft, dass genau hier die Lücke entsteht. Die Antwort klingt sauber, aber die Akte hält das nicht.

Und genau das fällt in der Prüfung auf.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Risikoanalyse. Wenn Sie im Fragenkatalog bestätigen, dass Sie eine Risikoanalyse erstellt haben, dann wird diese auch angeschaut. Und zwar nicht nur, ob sie existiert, sondern ob sie zu Ihrem Geschäft passt.

Das bedeutet konkret:

Wenn Sie überwiegend mit privaten Käufern arbeiten, muss sich das in der Risikoanalyse widerspiegeln. Wenn Sie regelmäßig mit Gesellschaften oder internationalen Kunden arbeiten, genauso.

Eine Standardvorlage, die nicht zu Ihrem Geschäft passt, wird hier sofort erkannt.

Dann kommt der Punkt, den viele unterschätzen: interne Abläufe.

Wenn Sie angeben, dass es interne Handlungsanweisungen gibt, dann sollten diese nicht nur irgendwo abgelegt sein, sondern auch tatsächlich gelebt werden. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie vorgehen sollen und dass die Abläufe einheitlich sind.

Genau hier zeigt sich, ob ein Unternehmen strukturiert arbeitet oder ob vieles auf Erfahrung basiert.

Was ich in der Praxis immer empfehle, ist ein einfacher Perspektivwechsel: Stellen Sie sich vor, Sie wären selbst der Prüfer. Sie bekommen Ihren eigenen Fragenkatalog und Ihre Unterlagen auf den Tisch.

Würden Sie verstehen, wie dieses Maklerbüro arbeitet?

Wären die Abläufe klar nachvollziehbar?

Oder müssten Sie an mehreren Stellen nachfragen?

Wenn Sie sich diese Fragen ehrlich beantworten, sehen Sie sehr schnell, wo Sie nachschärfen müssen.

Der häufigste Fehler bei der Vorbereitung

Der größte Fehler ist aus meiner Sicht immer derselbe.

Makler versuchen, sich auf die Prüfung vorzubereiten, indem sie Antworten formulieren.

Die richtige Vorbereitung besteht aber darin, die eigenen Prozesse sauber aufzusetzen.

Denn die Behörde prüft nicht, ob Sie gut formulieren können.

Sie prüft, ob Ihr System funktioniert.

Fazit zur Vorbereitung

Wenn Sie sich richtig vorbereiten wollen, dann bedeutet das nicht, den Fragenkatalog „durchzuarbeiten“.

Es bedeutet:

• Ihre Abläufe klar definieren
• Ihre Dokumentation nachvollziehbar machen
• Ihre Risikoanalyse an Ihr Geschäft anpassen

Dann wird aus diesem Fragenkatalog kein Problem mehr, sondern einfach ein Abgleich mit dem, was Sie ohnehin tun.

Einordnung aus der Praxis

Ich sehe regelmäßig, dass Makler fachlich sehr gut sind, aber kein klares System haben.

Und genau das ist der Unterschied:

Zwischen „wir kommen irgendwie durch“ und „das läuft sauber und entspannt“. Am Ende geht es nicht darum, den Fragenkatalog gut auszufüllen.

Sondern darum, dass Sie ihn jederzeit ohne Druck beantworten können.

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Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er soll Ihnen als Immobilienmakler helfen, ein Grundverständnis zum Ablauf einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden zu geben. 

Wenn Sie möchten, unterstützen wir von Sie gerne bei der Erstellung ihrer individuellen Risikoanalyse und Arbeits-und Verfahrensanweisungen. Auch für Prüfungsvorbereitungen stehen wir Ihnen immer gern zur Verfügung. 

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Hilfreiche Links:
[Behördenprüfungen nach dem Geldwäschegesetz]
[Risikoanalyse]

Mit besten Empfehlungen von

Christian Groschopp

Geldwäschebeauftragter