Behördenprüfung nach dem Geldwäschegesetz: Diese Fragen stellen Aufsichtsbehörden Immobilienmaklern wirklich
(Ein Praxisbericht aus der Vorbereitung und Begleitung von GwG-Prüfungen)
„Wir haben Post von der Behörde bekommen …“
Die Situation ist oft gleich. Ein Schreiben vom Landesverwaltungsamt oder einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde. Kein Vorwurf, kein Bußgeld – aber die Ankündigung einer Prüfung nach dem Geldwäschegesetz.
Und dann kommt diese Mischung aus Unruhe und Fragezeichen. In der Praxis sehe ich das ständig: Makler sind nicht „gegen“ das GwG, aber sie fragen sich ganz ehrlich, was jetzt eigentlich passiert – und was die Behörde wirklich sehen will.
Viele gehen davon aus, dass eine GwG-Behördenprüfung am Ende eine reine Dokumentenkontrolle ist. Also: Risikoanalyse vorlegen, ein paar Unterlagen zeigen, fertig. Das stimmt nur teilweise. In Wahrheit prüfen Aufsichtsbehörden weniger die einzelne Checkliste, sondern vor allem eins: ob Ihr Denken, Ihre Prozesse und Ihre Entscheidungen nachvollziehbar sind. Und genau deshalb lohnt es sich, die typischen Fragen zu kennen – und vor allem zu verstehen, warum diese Fragen überhaupt gestellt werden.
Erst einmal zur Einordnung: Wer prüft Immobilienmakler – und mit welchem Ziel?
Immobilienmakler zählen zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz.
Je nach Bundesland ist die zuständige Aufsicht das Landesverwaltungsamt, ein Regierungspräsidium oder eine vergleichbare Behörde. Wichtig ist: Das Ziel einer Prüfung ist in der Regel nicht, jemanden „dranzukriegen“. Aus Sicht der Behörde geht es darum festzustellen, ob Sie als Verpflichteter Ihre gesetzlichen Pflichten kennen, ob Sie sie im Alltag anwenden und ob Risiken nicht nur theoretisch, sondern praktisch erkannt und angemessen behandelt werden.
Das erklärt auch, warum viele Prüfungen – wenn man vorbereitet ist – eher dialogisch ablaufen. Prüfer wollen verstehen: Wie arbeiten Sie? Warum arbeiten Sie so? Und können Sie das belegen?
Die wichtigste Frage hinter allen Fragen
Bevor wir zu den einzelnen Themen kommen, ein Punkt, den ich wirklich gern jedem Makler mitgebe:
Behörden prüfen nicht Perfektion – sie prüfen Erklärbarkeit.
Ein Makler, der sagen kann: „So gehen wir vor, deshalb haben wir uns so entschieden, und so dokumentieren wir das“, steht in einer Prüfung deutlich stabiler da als jemand mit perfekt ausgefüllten Formularen, der nicht erklären kann, warum er etwas getan – oder eben nicht getan – hat.
Die typischen Fragen – und warum die Aufsicht genau diese Themen abklopft
1) „Haben Sie eine Risikoanalyse nach § 5 GwG?“
Fast jede Prüfung startet mit dieser Frage.
Und das ist logisch: Die Risikoanalyse ist aus Behördensicht das Fundament Ihres gesamten GwG-Systems. Sie zeigt, ob Sie Ihr Geschäftsmodell verstanden haben und ob Sie überhaupt ein Gespür dafür entwickelt haben, wo in Ihrem Makleralltag Geldwäscherisiken typischerweise entstehen können.
Die Aufsicht fragt hier nicht, weil sie „Papier sehen“ will – sie fragt, weil ohne Risikoanalyse im Grunde alles andere beliebig wäre. Denn dann könnte man nie nachvollziehen, warum Sie in Fall A mehr geprüft haben als in Fall B.
Typische Nachfragen sind deshalb:
- Wann wurde die Risikoanalyse erstellt?
- Wann aktualisiert?
- Passt sie wirklich zu Ihrem Maklerbüro?
- Und: Welche konkreten Risiken sehen Sie in Ihrer Region und bei Ihrer Kundschaft?
Wenn hier nur allgemeine Textbausteine stehen oder das Dokument seit Jahren nicht angefasst wurde, ist für die Behörde das Signal: Das Thema ist formal vorhanden, aber nicht gelebt. Und dann wird naturgemäß tiefer nachgefragt.
2) „Wie identifizieren Sie Ihre Kunden – und ab wann?“
Hier geht es um das Herzstück der GwG-Pflichten: die Identifizierungspflicht und die Kundensorgfaltspflichten insgesamt.
Warum fragt die Behörde das? Weil die Identifizierung der Mechanismus ist, der Geldwäsche überhaupt erst erschweren soll. Wenn Makler hier zu spät oder unklar arbeiten, kann der gesamte Präventionsgedanke nicht funktionieren.
Die Aufsicht will verstehen, ob Sie einen klaren Prozess haben: Identifizieren Sie erst beim Notar oder bereits bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung? Identifizieren Sie nur den Käufer oder auch den Verkäufer? Was tun Sie, wenn Vertreter oder Bevollmächtigte auftreten? Und wie dokumentieren Sie das Ganze so, dass es später nachvollziehbar bleibt?
In Prüfungen wird an dieser Stelle sehr schnell sichtbar, ob Sie „nach Gefühl“ arbeiten oder ob das Thema strukturiert in Ihren Ablauf integriert ist.
3) „Wie gehen Sie mit juristischen Personen um?“
Sobald Gesellschaften wie GmbH, UG, KG oder andere Konstruktionen im Spiel sind, wird das Risiko aus Sicht der Aufsicht oft höher – schlicht, weil sich hinter juristischen Personen Strukturen verstecken können, die man als Außenstehender nicht sofort sieht.
Hier kommt deshalb fast automatisch das Thema wirtschaftlich Berechtigter auf den Tisch.
Warum fragt die Behörde das? Weil Geldwäsche im Immobilienbereich häufig über Firmenkonstruktionen läuft – nicht weil jede GmbH verdächtig ist, sondern weil sie eine gewisse Anonymisierung ermöglicht. Die Aufsicht möchte deshalb sehen, ob Sie diese Ebenen sauber auseinanderhalten:
- Gesellschaft identifizieren,
- auftretende Person prüfen,
- wirtschaftlich Berechtigte ermitteln – und dokumentieren,
- wie Sie zu Ihren Ergebnissen gekommen sind.
Und wenn kein wirtschaftlich Berechtigter eindeutig feststellbar ist, will die Behörde wissen, wie Sie damit umgehen. Nicht weil es „die eine richtige Antwort“ gibt, sondern weil sie prüfen muss, ob Ihr Vorgehen schlüssig ist.
4) „Was tun Sie bei erhöhtem Risiko?“
Spätestens hier zeigt sich, ob Ihr GwG-System mehr ist als Papier.
Warum fragt die Aufsicht das?
Weil das Geldwäschegesetz risikobasiert ist. Es verlangt nicht immer denselben Prüfumfang, sondern eine Anpassung an den konkreten Fall. Wenn Sie nie „erhöhtes Risiko“ haben – oder nie dokumentieren, dass Sie es haben – wirkt das aus Behördensicht unrealistisch.
Die Prüfer wollen daher wissen: Wann stufen Sie einen Fall höher ein? Was machen Sie dann konkret anders? Welche zusätzlichen Informationen holen Sie ein? Und vor allem: Wo steht diese Entscheidung in der Akte?
Ein häufiger Schwachpunkt: Makler erkennen Risiken durchaus, aber sie halten es nicht sauber fest. Und was nicht dokumentiert ist, gilt in einer Prüfung schnell als nicht erfolgt.
5) „Hatten Sie Verdachtsmeldungen – und wie gehen Sie damit um?“
Diese Frage sorgt bei vielen Maklern für Anspannung, weil sie befürchten, eine Verdachtsmeldung könne irgendwie negativ auf sie zurückfallen. In der Praxis ist eher das Gegenteil der Fall: Die Behörde fragt hier, ob Sie das Instrument grundsätzlich verstanden haben und ob Sie einen internen Ablauf haben.
Warum? Weil es im Geldwäschegesetz nicht nur darum geht, Unterlagen zu sammeln, sondern darum, Auffälligkeiten ernst zu nehmen und korrekt zu eskalieren. Die Aufsicht möchte wissen, wer bei Ihnen entscheidet, wie Sie dokumentieren und wie Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter nicht „wegschauen“, nur weil es unangenehm ist.
Und ja: Ein Makler, der nachvollziehbar erklären kann, warum er in einem konkreten Fall keine Meldung abgegeben hat, steht meist besser da als jemand, der sagt: „Hatten wir noch nie – gibt es bei uns nicht.“
6) „Wie schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter?“
Diese Frage wird oft unterschätzt, ist aber sehr logisch.
Warum? Weil das Geldwäschegesetz kein statisches Gesetz ist. Pflichten, Anforderungen und Hinweise ändern sich – und die Behörde will sehen, dass das Thema im Unternehmen präsent bleibt. Selbst wenn Sie allein sind, will die Aufsicht wissen, wie Sie Ihr Wissen aktuell halten. Es geht weniger um Zertifikate als um ein glaubhaftes System: Fortbildungen, interne Notizen, regelmäßige Aktualisierung von Prozessen – irgendetwas, das zeigt: Ich nehme das ernst und bleibe dran.
7) „Wie ist Ihre Dokumentation aufgebaut?“
Am Ende läuft vieles auf diese Frage hinaus.
Warum fragt die Behörde das? Weil Dokumentation der Nachweis ist, dass Pflichten nicht nur theoretisch bekannt sind, sondern praktisch umgesetzt werden. Die Prüfer schauen deshalb, ob Ihre Aktenstruktur nachvollziehbar ist: Gibt es pro Vorgang eine klare Ablage? Sind Entscheidungen dokumentiert? Lassen sich Vorgänge auch nach Jahren noch verstehen?
Viele Beanstandungen entstehen nicht, weil ein Makler „falsch“ gehandelt hat, sondern weil seine Entscheidung nicht nachvollziehbar dokumentiert wurde. Und das ist ein entscheidender Unterschied.
Was Behördenprüfungen wirklich entscheiden
Aus der Praxis kann ich sagen: Die wenigsten Prüfungen scheitern an fehlendem Fachwissen. Sie scheitern an fehlender Struktur, fehlender Begründung und fehlender Dokumentation.
Oder anders gesagt: Nicht die einzelne kleine Lücke ist das Problem – sondern das fehlende Gesamtkonzept, an dem man sich orientieren kann.
Fazit: Behörden stellen Fragen – keine Fallen
Eine Geldwäschegesetz-Behördenprüfung ist kein Tribunal. Sie ist eine Überprüfung, ob Sie Ihre Rolle als Verpflichteter verstanden haben und verantwortungsvoll ausfüllen.
Wer erklären kann, wie er Risiken einschätzt, warum bestimmte Maßnahmen ergriffen werden und wie das dokumentiert ist, hat in Prüfungen meist deutlich weniger zu befürchten, als es sich im ersten Moment anfühlt.
Gerade bei Prüfungen gilt: Gute Vorbereitung ist die halbe Entspannung.
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Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er soll Ihnen als Immobilienmakler helfen, ein Grundverständnis zum Ablauf einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden zu geben.
Wenn Sie möchten, unterstützen wir von Sie gerne bei der Erstellung ihrer individuellen Risikoanalyse und Arbeits-und Verfahrensanweisungen. Auch für sonstige Fragen stehen wir Ihnen immer gern zur Verfügung.
Mit besten Empfehlungen von
Christian Groschopp
Geldwäschebeauftragter