Dokumentationspflicht 

Die Dokumentationspflicht verpflichtet Immobilienmakler nach § 8 GwG, alle geldwäscherechtlich relevanten Prüfungen, Angaben und Unterlagen vollständig und nachvollziehbar festzuhalten. Dazu gehören insbesondere Identifizierungsdaten, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten, Risikobewertungen und Verdachtsentscheidungen. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation gilt eine Pflicht im Zweifel als nicht erfüllt.

Erklärung und Bedeutung für Immobilienmakler

Die Dokumentationspflicht ist das Rückgrat jeder GwG-Compliance im Maklerbüro. Viele Makler führen Prüfungen korrekt durch – scheitern aber in behördlichen Kontrollen daran, dass sie ihre Maßnahmen nicht ausreichend dokumentiert haben. Im Geldwäscherecht gilt ein einfacher Grundsatz: Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht durchgeführt.

Das Geldwäschegesetz verlangt, dass Immobilienmakler sämtliche Maßnahmen der Kundensorgfalt, der Risikoanalyse und der Entscheidungsfindung nachvollziehbar festhalten. Ziel ist es, Aufsichtsbehörden jederzeit eine prüffähige Rekonstruktion des Geschäfts zu ermöglichen. Die Dokumentation dient also nicht nur der internen Ordnung, sondern vor allem der externen Nachweisbarkeit.

Dokumentiert werden müssen unter anderem die Identifizierung des Vertragspartners und der auftretenden Person, die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, die Ergebnisse der Risikoanalyse sowie gegebenenfalls die Prüfung der Mittelherkunft. Auch wenn ein Makler entscheidet, dass keine Verdachtsmeldung erforderlich ist, sollte diese Abwägung dokumentiert werden. Gerade solche Negativentscheidungen sind in Prüfungen besonders relevant.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich fünf Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung. Während dieser Zeit müssen die Unterlagen vollständig, lesbar und zugänglich sein. Elektronische Archivierung ist zulässig, sofern sie manipulationssicher erfolgt.

Für Immobilienmakler bedeutet das: Dokumentation ist ein Schutzmechanismus. Sie schützt vor Bußgeldern, vor Reputationsschäden und vor dem Vorwurf systematischer Pflichtverletzungen.

Typische Fehler in der Praxis

• Identifizierung erfolgt, aber keine Kopie gespeichert
• Risikobewertung nur „im Kopf“, nicht schriftlich festgehalten
• Mittelherkunft geprüft, aber keine Belege archiviert
• keine Dokumentation von Negativentscheidungen
• Unterlagen verstreut statt systematisch abgelegt

Solche Versäumnisse gehören zu den häufigsten Bußgeldursachen bei Maklern.