Sicherungsmaßnahmen (GwG)
Sicherungsmaßnahmen sind organisatorische, personelle und technische Vorkehrungen, die Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (GwG) treffen müssen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Für Immobilienmakler gehören sie neben der Risikoanalyse und den Kundensorgfaltspflichten zu den wichtigen Bestandteilen eines wirksamen Risikomanagements.
Was sind Sicherungsmaßnahmen nach GwG?
Das Geldwäschegesetz verlangt von Verpflichteten, dass sie die in ihrer Risikoanalyse festgestellten Risiken durch angemessene interne Maßnahmen steuern und minimieren. Die konkreten Sicherungsmaßnahmen müssen sich dabei an Größe, Geschäftsmodell, Kundenstruktur und Risikolage des Unternehmens orientieren.
Ziel ist es, verdächtige Geschäftsvorfälle frühzeitig zu erkennen, gesetzliche Pflichten zuverlässig einzuhalten und Verstöße gegen das Geldwäschegesetz zu vermeiden.
Welche Sicherungsmaßnahmen müssen Immobilienmakler umsetzen?
Zu den wichtigsten internen Sicherungsmaßnahmen gehören:
- Erstellung und Umsetzung interner Grundsätze und Arbeitsanweisungen
- Festlegung von Zuständigkeiten für die GwG-Compliance
- Dokumentierte Prozesse zur Identifizierung von Kunden und wirtschaftlich Berechtigten
- Verfahren zur Erkennung und Bearbeitung von Verdachtsfällen
- Regelmäßige Schulung und Unterrichtung von Mitarbeitern
- Überprüfung der Zuverlässigkeit relevanter Mitarbeiter
- Durchführung interner Kontrollen
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Gegebenenfalls Bestellung eines Geldwäschebeauftragten, sofern dies von der Aufsichtsbehörde angeordnet wird
Interne Arbeitsanweisungen als Kernbestandteil
Die Aufsichtsbehörden empfehlen ausdrücklich die Erstellung eines Geldwäsche-Handbuchs oder einer Arbeitsanweisung. Darin sollte geregelt werden:
- Wann Kunden zu identifizieren sind
- Wie wirtschaftlich Berechtigte ermittelt werden
- Welche Dokumente aufzubewahren sind
- Wie mit erhöhten Risiken umzugehen ist
- Wer Verdachtsmeldungen an die FIU abgibt
- Wie Kontrollen dokumentiert werden
Eine klare Dokumentation hilft dabei, Organisationsverschulden zu vermeiden und Prüfungen der Aufsichtsbehörde erfolgreich zu bestehen.
Schulung der Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter, die mit Kunden, Transaktionen oder Vertragsunterlagen in Berührung kommen, müssen regelmäßig über:
- geldwäscherechtliche Pflichten,
- aktuelle Geldwäschemethoden,
- Verdachtsindikatoren und
- interne Prozesse
unterrichtet werden. Die Schulungen sollten dokumentiert werden, um die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen nachweisen zu können.
Warum sind Sicherungsmaßnahmen wichtig?
Fehlende oder unzureichende Sicherungsmaßnahmen gehören zu den häufigsten Beanstandungen bei GwG-Prüfungen von Immobilienmaklern. Die Aufsichtsbehörden können die Einführung geeigneter Maßnahmen anordnen und Verstöße mit Bußgeldern sanktionieren. Zudem dienen funktionierende Sicherungsmaßnahmen dem Schutz des Unternehmens vor Reputationsschäden und der unbeabsichtigten Beteiligung an Geldwäschehandlungen.
Fazit
Sicherungsmaßnahmen sind der operative Grundstein der Geldwäscheprävention. Sie sorgen dafür, dass die Ergebnisse der Risikoanalyse tatsächlich in den Arbeitsalltag umgesetzt werden. Für Immobilienmakler sind dokumentierte Prozesse, regelmäßige Mitarbeiterschulungen und klare Verantwortlichkeiten entscheidende Voraussetzungen für eine rechtssichere GwG-Compliance.