Geldwäschegesetz & Personalausweis: Was Immobilienmakler wirklich wissen müssen

(Ein Praxisleitfaden für Immobilienmakler – aus dem Beratungsalltag heraus geschrieben)

Der Personalausweis als Dauerbrenner im Makleralltag

„Darf ich Ihren Personalausweis bitte einmal sehen – und darf ich den auch kopieren?“

Kaum ein Satz sorgt im Alltag von Immobilienmaklern für so viel Unsicherheit wie dieser. Nicht selten merkt man im Gespräch sofort, dass auch der Kunde innerlich zusammenzuckt. Datenschutz, Missbrauch, schlechte Erfahrungen – all das schwingt mit. Gleichzeitig haben viele Makler selbst ein ungutes Gefühl, weil sie irgendwo gehört haben, dass man Ausweise „eigentlich gar nicht kopieren darf“.

In der Praxis erleben wir deshalb zwei Extreme:

Die einen kopieren konsequent jeden Ausweis, ohne groß zu erklären warum. Die anderen verzichten komplett darauf – aus Angst, etwas falsch zu machen. Beides ist problematisch.

Fakt ist:

Immobilienmakler müssen Personalausweise prüfen, erfassen und dokumentieren – und dürfen sie unter bestimmten Voraussetzungen auch speichern.

Als Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz tragen Sie hier eine klare gesetzliche Verantwortung. Der Personalausweis ist dabei kein Selbstzweck, sondern ein wichtiges Werkzeug, um diese Pflichten zu erfüllen.

In diesem Beitrag möchte ich deshalb einmal sauber aufdröseln, wie Sie in der Praxis mit dem Personalausweis umgehen sollten – rechtssicher, verhältnismäßig und ohne unnötige Reibung im Kundengespräch.

Warum der Personalausweis im Gelwäschegesetz für Makler so wichtig ist

Der Personalausweis spielt im Geldwäschegesetz keine Nebenrolle. Er ist das wichtigste Mittel, um die Identifizierungspflicht zu erfüllen

Diese wiederum ist Teil der allgemeinen Kundensorgfaltspflichten.

Das Ziel dahinter ist schnell erklärt: Der Gesetzgeber will sicherstellen, dass Sie als Makler wissen, mit wem Sie es tatsächlich zu tun haben. Falsche Identitäten, Strohmänner oder bewusst unklare Konstruktionen sollen möglichst früh erkannt werden – bevor ein Immobiliengeschäft zur Geldwäsche genutzt wird.

In der Praxis bedeutet das:

Der Personalausweis schafft die Grundlage dafür, Identitäten eindeutig festzustellen, Angaben zu überprüfen und Ihre Entscheidungen später nachvollziehbar zu dokumentieren. Gerade bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden ist genau diese Nachvollziehbarkeit entscheidend.

Wann Immobilienmakler den Personalausweis verlangen müssen

Ein Irrtum hält sich hartnäckig und begegnet uns immer wieder:

„Den Ausweis braucht doch erst der Notar.“

Das ist schlicht falsch.

Aus Sicht des Geldwäschegesetztes müssen Sie den Personalausweis bereits deutlich früher prüfen – nämlich vor Abschluss des Maklervertrags und damit vor Aufnahme der Geschäftsbeziehung.

Das gilt nicht nur für Käufer, sondern regelmäßig auch für Verkäufer, Auftraggeber und andere beteiligte Personen. Auch bei Empfehlungs- oder Bestandskunden darf man sich nicht allein auf das persönliche Vertrauen verlassen.

Typische Fälle, in denen eine Identifizierung erforderlich ist, sind:

• Käufer und Verkäufer
• Auftraggeber des Maklervertrags
• Vertreter oder Bevollmächtigte
• wirtschaftlich Berechtigte
  
  

Gerade bei komplexeren Konstellationen wird häufig unterschätzt, wie früh diese Pflicht greift.

Welche Ausweisdokumente akzeptiert das Geldwäschegesetz?

In der Praxis ist diese Frage schnell beantwortet – auch wenn sie regelmäßig zu Diskussionen führt.

Zulässig sind nach dem GwG:

1. Gültige amtliche Lichtbildausweise, die den Anforderungen des Passgesetzes oder des Personalausweisgesetzes entsprechen: z.B. der deutsche (vorläufige) Personalausweis, der deutsche (vorläufige) Reisepass, der (vorläufige) Dienstpass (nicht Dienstausweis!), der (vorläufige) Diplomatenpass oder ein Pass-/Ausweisersatz
   
   
2. Weitere geeignete Dokumente (von Ausländerbehörden ausgestellte Ausweisersatz-Papiere und bestimmte ausländische Ausweispapiere): Für Nichtdeutsche sind dies u.a. folgende amtliche Ausweise: 
   
   - Anerkannte Pässe oder Passersatzpapiere nach dem Freizügigkeitsgesetz oder dem Aufenthaltsgesetz (AufenthG) (z.B. der Personalausweis von Unionsbürgern oder die Ukrainische ID-Card Modell 2015)
   
   - Allgemein nach der Aufenthaltsverordnung (AufenthV) zugelassene Pässe oder Passersatzpapiere (z.B. Reiseausweis für Flüchtlinge, Reiseausweis für Staatenlose, Notreiseausweis, Ausweis für Mitglieder und Bedienstete der Organe der Europäischen Gemeinschaften)
   
   - Als Ausweisersatz erteilte Bescheinigungen über einen Aufenthaltstitel oder über die Aussetzung der Abschiebung gemäß § 48 Abs. 2 AufenthG in Verbindung mit § 78 Abs. 1 S. 4 AufenthG und § 55 AufenthV
   
   - Aufenthaltsgestattungen nach § 63 Asylgesetz (AsylG)
   

Nicht ausreichend sind dagegen Dokumente wie Führerschein, Krankenkassenkarte oder sonstige Ausweise, die keine vollständige Identitätsprüfung ermöglichen. Auch bloße Fotos von Ausweisen ohne echte Prüfung reichen nicht aus.

Hier lohnt es sich, im Kundengespräch ruhig und sachlich zu erklären, dass diese Vorgaben gesetzlich festgelegt sind und keinen Ermessensspielraum lassen.

Welche Daten aus dem Personalausweis müssen erfasst werden?

Das Geldwäschegesetz schreibt sehr konkret vor, welche Angaben im Rahmen der Identifizierung bei einer natürlichen Person erhoben werden müssen. Dazu gehören unter anderem:

• Vorname und Nachname,
• Geburtsort,
• Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit und
• Art und Nummer des Ausweisdokuments
• ausstellende Behörde
• Gültigkeitsdatum
• eine Wohnanschrift oder, sofern kein fester Wohnsitz mit rechtmäßigem Aufenthalt in der Europäischen Union besteht und die Überprüfung der Identität im Rahmen des Abschlusses eines Basiskontovertrags im Sinne von § 38 des Zahlungskontengesetzes erfolgt, die postalische Anschrift, unter der der Vertragspartner sowie die gegenüber dem Verpflichteten auftretende Person erreichbar ist

Diese Angaben müssen immer dokumentiert werden – unabhängig davon, ob Sie den Ausweis kopieren oder die Daten lediglich abschreiben. Genau hier liegt ein häufiger Denkfehler: Auch ohne Kopie besteht eine vollständige Dokumentationspflicht.

Dürfen Immobilienmakler den Personalausweis kopieren oder speichern?

Diese Frage ist der Kern fast aller Diskussionen – intern wie extern.

Die klare Antwort lautet:

Ja. Im Rahmen des Geldwäschegesetztes ist das zulässig und in vielen Fällen auch sinnvoll.

Der Grund ist einfach: Das Geldwäschegesetz verpflichtet Sie nicht nur zur Identifizierung, sondern auch zur Nachweisführung. Aufsichtsbehörden erwarten, dass Sie Ihre Identifizierungsentscheidung im Zweifel belegen können. Ohne Kopie oder gleichwertige Dokumentation ist das oft kaum möglich.

Wichtig ist allerdings die Zweckbindung:

Eine Ausweiskopie darf ausschließlich für Zwecke der Geldwäscheprävention verwendet werden – also zur Identitätsprüfung, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.

In der Praxis bewährt sich ein zurückhaltender Umgang:

• nur relevante Seiten kopieren
• Kopien sicher ablegen
• Zugriffsrechte beschränken
• klare Löschfristen definieren

Optional ist es, nicht benötigte Daten zu schwärzen und intern klar zu vermerken, dass die Kopie ausschließlich nach Geldwäschegesetz erstellt wurde.

Datenschutz und GwG – kein Widerspruch, sondern Rechtsgrundlage

Viele Makler haben Sorge, mit Ausweiskopien gegen die DSGVO zu verstoßen. Diese Sorge ist verständlich, aber in der Sache unbegründet.

Das GwG ist eine gesetzliche Verpflichtung und stellt damit eine zulässige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar. Entscheidend ist nicht, ob Sie Daten verarbeiten, sondern wie Sie es tun.

Solange Sie:

• nur erforderliche Daten erfassen
• den Zweck dokumentieren
• die Daten sicher speichern
• gesetzliche Fristen einhalten

handeln Sie datenschutzrechtlich sauber.

Besonderheiten bei erhöhtem Risiko

Natürlich gibt es Fälle, in denen eine einfache Ausweisprüfung nicht ausreicht. Das betrifft insbesondere Konstellationen mit erhöhtem Risiko, etwa:

• Kunden aus Hochrisikoländern
• ungewöhnliche Zahlungsmodelle oder Barzahlungen
• komplexe Firmenstrukturen
• politisch exponierte Personen
  
  

In solchen Fällen müssen Sie tiefer gehen: zusätzliche Nachweise einholen, die Mittelherkunft plausibilisieren und Ihre Bewertung sauber dokumentieren

 

Personalausweis bei Firmenkunden – warum er allein nicht reicht

Bei juristischen Personen ist der Personalausweis nur ein Baustein. Zusätzlich erforderlich sind regelmäßig:

• ein aktueller Handelsregisterauszug
• die Identifizierung der vertretungsberechtigten Person
• die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten
• ggf. ein Abgleich mit dem Transparenzregister

Hier sehen wir in der Praxis häufig Unsicherheiten – insbesondere, wenn Vertreter oder Mitarbeiter auftreten.

Dokumentation und Aufbewahrung – wie lange ist wie lange?

Identifizierungsunterlagen müssen fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung aufbewahrt werden. Dazu zählen:

• Ausweiskopien oder Datenerfassungen
• Datum und Art der Identifizierung
• Name des identifizierenden Mitarbeiters
• Risikoeinstufungen und interne Vermerke

Typische Fehler, die wir in der Praxis immer wieder sehen

Aus der Beratungspraxis begegnen uns regelmäßig dieselben Fehler:

• Ausweise nur „kurz anschauen“, aber nichts dokumentieren
• komplette Ablehnung von Kopien aus Angst vor Datenschutz
• Verweis auf den Notar
• Verzicht auf Identifizierung bei Verkäufern
• blindes Vertrauen bei Stammkunden
• unbegrenzte Datenspeicherung

All das kann im Ergebnis zu Bußgeldern, Prüfungen und Reputationsschäden führen

 

Fazit: Der Personalausweis ist kein Gegner, sondern Ihr Werkzeug

Richtig eingesetzt ist der Personalausweis kein Datenschutzproblem, sondern eines der wichtigsten Instrumente für rechtssichere Maklertätigkeit. Wer weiß, wann er den Ausweis verlangen muss, was er dokumentieren darf und wie er sauber vorgeht, schützt sich wirksam vor Bußgeldern und unnötigem Prüfungsstress.

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Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er soll Ihnen als Immobilienmakler helfen ein Grundverständnis zum Umgang mit dem Ausweisdokument geben. 

Wenn Sie möchten, unterstützen wir von Sie gerne bei der Erstellung ihrer individuellen Risikoanalyse und Arbeits-und Verfahrensanweisungen. Auch für sonstige Fragen stehen wir Ihnen immer gern zur Verfügung. 

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Mit besten Empfehlungen von

Christian Groschopp

Geldwäschebeauftragter