PEP-Prüfung im Immobiliengeschäft: Schritt-für-Schritt-Anleitung

(Praxisleitfaden für Immobilienmakler – so bauen Sie die PEP-Prüfung sauber in Ihren Ablauf ein)

Der Unterschied zwischen „wir fragen das irgendwie mit ab“ und einem sauberen Prozess

Der bestehende Beitrag vom 18.03.26 erklärt bereits, was eine politisch exponierte Person ist und warum das Thema für Makler wichtig ist. Dieser Beitrag hier setzt bewusst einen Schritt später an. Es geht um die Frage, wie man die PEP-Prüfung im Immobiliengeschäft praktisch sauber aufsetzt.

Genau daran hakt es in der Praxis oft.

Viele Makler wissen inzwischen, dass sie den PEP-Status prüfen müssen. Aber wenn man dann in die Akte schaut, sieht man oft nur einen kurzen Haken, eine knappe Notiz oder gar nichts. Bei Firmenkunden wird manchmal nur der Geschäftsführer geprüft, obwohl der eigentliche Risikopunkt beim wirtschaftlich Berechtigten liegt. Und wenn es einen Treffer gibt, ist häufig unklar, wie es dann konkret weitergeht.

Dabei ist die Reihenfolge im Gesetz eigentlich klar. Die Abklärung des PEP-Status gehört zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten. Sie ist also nicht erst dann relevant, wenn ein Fall schon „heiß“ aussieht. Erst wenn feststeht, dass Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter eine PEP, ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person ist, greifen die verstärkten Sorgfaltspflichten.

Wann Makler überhaupt prüfen müssen

Für Immobilienmakler ist die PEP-Prüfung kein Sonderfall, den man nur bei auffälligen Auslandskonstellationen aus der Schublade holt. Das gemeinsame Länder-Merkblatt sagt ausdrücklich, dass Sie immer mit angemessenen, risikoorientierten Verfahren feststellen müssen, ob Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter eine PEP, ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person ist. Das gilt also nicht nur bei „komischen“ Fällen, sondern als regulärer Teil der Sorgfaltspflichten.

Für Makler heißt das praktisch:

• bei natürlichen Personen: den Vertragspartner prüfen,
• bei Firmenkunden: zusätzlich die wirtschaftlich Berechtigten prüfen,
• bei laufenden Geschäftsbeziehungen: den Status risikoorientiert aktuell halten.

Die BaFin-AuA sagen dazu außerdem, dass die PEP-Prüfung nicht nur bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung, sondern auch bei relevanten Einzeltransaktionen und im Rahmen der laufenden Aktualisierung eine Rolle spielt.

Schritt 1: Erst sauber bestimmen, wen Sie prüfen müssen

Das ist der Punkt, an dem viele Abläufe schon zu früh falsch abbiegen.

Wenn der Käufer oder Verkäufer eine natürliche Person ist, ist die Sache noch überschaubar. Dann prüfen Sie diese Person.

Wenn aber eine GmbH, UG, KG oder eine andere Struktur auftritt, reicht es nicht, nur die vorne auftretende Person zu prüfen. Dann müssen Sie zunächst klären, wer die wirtschaftlich Berechtigten sind. Erst danach können Sie die PEP-Prüfung wirklich richtig durchführen. Die BaFin-AuA stellen ausdrücklich klar, dass sich die Pflicht nach § 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG auf Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte bezieht.

Genau deshalb hängt die PEP-Prüfung im Firmenkundengeschäft unmittelbar mit der Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten zusammen.

Schritt 2: Verstehen, was überhaupt als PEP zählt

An dieser Stelle passieren zwei typische Fehler: Entweder der Kreis wird zu eng gesehen oder viel zu weit.

Zu eng ist die Annahme, eine PEP sei nur ein ausländischer Politiker. Das stimmt nicht. § 1 GwG erfasst hochrangige wichtige öffentliche Ämter auf internationaler, europäischer und nationaler Ebene. Die BaFin-AuA nennen als Beispiele unter anderem Staatschefs, Regierungschefs, Minister, Abgeordnete, Mitglieder von Parteiführungen, Richter an hohen Gerichten, Botschafter und Leitungsorgane staatseigener Unternehmen. Kommunale Funktionen sind grundsätzlich nicht erfasst. Für Deutschland sind in der Praxis insbesondere Funktionen auf Bundesebene relevant; zusätzlich verweist das Gesetz auf die von der EU-Kommission veröffentlichte Ämterliste.

Zu weit ist dagegen die Vorstellung, jeder politisch irgendwie bekannte Mensch sei automatisch PEP. Genau deshalb sollten Makler nicht mit Bauchgefühl arbeiten, sondern mit einem festen Prüfprozess.

Schritt 3: Familienmitglieder und nahestehende Personen mitdenken

In der Praxis wird oft nur gefragt: „Ist mein Kunde selbst Politiker?“ Das ist zu kurz.

Das GwG erfasst auch Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen. Dazu gehören etwa Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner, Kinder samt deren Partnern und Elternteile. Bekanntermaßen nahestehende Personen sind zum Beispiel Menschen mit engen Geschäftsbeziehungen zu einer PEP oder Personen, die gemeinsam mit einer PEP wirtschaftlich Berechtigte einer Struktur sind. Gleichzeitig gilt aber auch: Sie müssen keine grenzenlosen Nachforschungen anstellen. Die Pflicht besteht nur insoweit, als die Nähebeziehung öffentlich bekannt ist oder Sie Grund zu der Annahme haben, dass sie besteht.

Für Makler ist das eine wichtige Entlastung. Sie müssen nicht zum Ermittler werden. Aber Sie dürfen erkennbare Hinweise auch nicht ignorieren.

Schritt 4: Die Abfrage in Ihren normalen Onboarding-Prozess einbauen

Die PEP-Prüfung funktioniert im Alltag nur dann gut, wenn sie nicht als Sonderprozess behandelt wird.

Am besten ist es, wenn die Frage nach dem PEP-Status fester Bestandteil Ihrer normalen Aufnahmeunterlagen oder Ihres digitalen Onboardings ist. Bei natürlichen Personen kann die Abfrage direkt beim Vertragspartner erfolgen. Bei Firmenkunden wird die Frage nach der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten auf diese Personen erweitert.

Das Länder-Merkblatt sagt dazu sehr klar, dass im Regelfall die Befragung des Vertragspartners beziehungsweise des wirtschaftlich Berechtigten genügt. Eine ergänzende PEP-Datenbank kann risikoangemessen sein, wenn Sie regelmäßig mit PEP-Kunden rechnen oder solche Fälle in Ihrem Geschäftsfeld realistischerweise vorkommen. Auch die BaFin-AuA sagen ausdrücklich, dass das GwG kein bestimmtes Verfahren vorschreibt und dass sowohl Kundenabfrage als auch Datenbankabgleich in Betracht kommen. Eine Pflicht, kostenpflichtige PEP-Datenbanken zu nutzen, besteht nicht.

Das ist praktisch wichtig. Ein regional arbeitendes Maklerbüro braucht oft keinen überfrachteten Prüfapparat. Aber es braucht einen klaren, wiederholbaren Ablauf.

Schritt 5: Treffer sauber einordnen – nicht dramatisieren, aber ernst nehmen

Wenn bei der Prüfung ein PEP-Treffer herauskommt, ist der Fall nicht automatisch tot.

Das ist einer der häufigsten Denkfehler. Ein PEP-Treffer bedeutet nicht automatisch Verdachtsmeldung, nicht automatisch Geschäftsabbruch und auch nicht automatisch Rechtsverstoß. Was er bedeutet, ist zunächst einmal: erhöhtes Risiko. Und dieses erhöhte Risiko löst verstärkte Sorgfaltspflichten aus. Das sagen sowohl das Länder-Merkblatt als auch die BaFin-AuA sehr deutlich.

Für Makler heißt das praktisch: Jetzt reicht der Standardprozess nicht mehr. Dann müssen Sie genauer hinsehen, etwa bei:

• Hintergrund und Zweck der Transaktion,
• Mittelherkunft,
• Eigentümerstruktur,
• Entscheidungswegen im eigenen Büro,
• Dokumentation.

Schritt 6: Auch ehemalige PEPs richtig behandeln

Auch das wird in der Praxis oft falsch eingeschätzt.

Eine Person verliert den PEP-Bezug nicht einfach von heute auf morgen. Das GwG sagt ausdrücklich, dass bei ehemaligen PEPs das Risiko mindestens zwölf Monate nach Ausscheiden aus dem öffentlichen Amt zu berücksichtigen ist. Die BaFin-AuA gehen noch einen Schritt weiter und sagen, dass die frühere PEP-Eigenschaft darüber hinaus als wesentlicher Faktor in der Risikoklassifizierung weiterhin angemessen zu berücksichtigen und aufzuzeichnen ist.

Für Makler heißt das: „War früher mal Minister“ ist kein Detail, das man einfach wegmoderieren sollte.

Schritt 7: Das Ergebnis dokumentieren – nicht nur den Haken setzen

Der vielleicht wichtigste Punkt im Alltag ist die Dokumentation.

Das Länder-Merkblatt sagt ausdrücklich, dass die Erkenntnisse zum PEP-Status in jedem Einzelfall dokumentiert werden müssen. Genau daran scheitert es in Prüfungen oft. In der Akte steht dann vielleicht „kein PEP“ oder „PEP geprüft“, aber nicht, auf wen sich die Prüfung bezogen hat, wie sie erfolgt ist und was bei einem Treffer zusätzlich gemacht wurde.

Eine saubere Akte sollte mindestens zeigen:

• auf welche Person oder Personen sich die PEP-Prüfung bezogen hat,
• ob Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter geprüft wurde,
• welches Verfahren genutzt wurde,
• welches Ergebnis herauskam,
• welche zusätzlichen Schritte bei einem Treffer erfolgt sind,
• wie die Risikoentscheidung dokumentiert wurde.

Ein typischer Praxisfall

Nehmen wir einen Fall, wie er im Immobiliengeschäft gut vorkommen kann: Käuferin ist eine deutsche GmbH. Im Gespräch tritt der Geschäftsführer auf. Alles wirkt zunächst sauber. Handelsregisterauszug liegt vor. Die Struktur scheint auf den ersten Blick unauffällig.

Bei der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten zeigt sich dann aber: Hinter der GmbH stehen zwei natürliche Personen mit jeweils 50 Prozent. Eine davon war bis vor wenigen Monaten Mitglied einer ausländischen Regierung.

Genau hier zeigt sich, warum die PEP-Prüfung nicht nur ein Formularfeld ist. Wenn Sie in diesem Fall nur den Geschäftsführer geprüft hätten, wäre der eigentliche Risikofaktor komplett durchs Raster gefallen. Der richtige Weg ist dann nicht, das Geschäft reflexhaft abzubrechen. Der richtige Weg ist, den Fall als erhöhtes Risiko zu behandeln, verstärkte Sorgfalt anzuwenden und die ganze Entscheidung sauber zu dokumentieren.

Typische Fehler, die Makler vermeiden sollten

Der erste Fehler ist, die PEP-Prüfung nur „mitzudenken“, aber nicht sichtbar zu dokumentieren. Der zweite Fehler ist, bei Firmenkunden nur die auftretende Person zu prüfen und die wirtschaftlich Berechtigten außen vor zu lassen. Der dritte Fehler ist, jeden Treffer sofort wie einen Verdachtsfall zu behandeln. Und der vierte Fehler ist, ehemalige PEPs zu früh aus der Risikobetrachtung zu streichen. Genau diese Punkte tauchen in der Praxis immer wieder auf.

Checkliste für Immobilienmakler: PEP-Prüfung Schritt für Schritt

• Vertragspartner identifiziert
• Bei Firmenkunden wirtschaftlich Berechtigte ermittelt
• PEP-Abfrage in den normalen Onboarding-Prozess eingebaut
• Vertragspartner auf PEP-Status geprüft
• Wirtschaftlich Berechtigte auf PEP-Status geprüft
• Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen mitgedacht
• Ergebnis dokumentiert
  
  
• Bei Treffer: erhöhtes Risiko intern markiert
• Verstärkte Sorgfaltspflichten festgelegt
• Mittelherkunft und Transaktionshintergrund vertieft geprüft, wenn nötig
• Frühere PEP-Eigenschaft und 12-Monats-Regel berücksichtigt
• Bei laufenden Geschäftsbeziehungen Aktualisierung im Blick behalten

Fazit: Die PEP-Prüfung wird viel einfacher, wenn der Ablauf im Büro feststeht

Die PEP-Prüfung ist im Immobiliengeschäft kein exotisches Spezialthema. Sie ist ein normaler Teil der Sorgfaltspflichten. Die eigentliche Kunst liegt nicht darin, die gesetzliche Definition auswendig zu kennen. Die eigentliche Kunst liegt darin, die Prüfung so in den eigenen Ablauf zu integrieren, dass sie im Alltag wirklich funktioniert.

Genau dann wird aus einem unklaren Risikothema ein sauberer Prozess:

• erst die richtige Person bestimmen,
• dann den PEP-Status abfragen,
• bei Firmenkunden die wirtschaftlich Berechtigten mit prüfen,
• Treffer als erhöhtes Risiko behandeln,
• und das Ganze sauber dokumentieren.

So wird das Thema prüfbar, nachvollziehbar und deutlich entspannter.

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Wenn Sie Ihren PEP-Prozess im Maklerbüro sauber aufsetzen möchten, lohnt es sich, genau diese Punkte einmal praktisch durchzugehen: Wer wird wann geprüft, wie dokumentieren Sie das Ergebnis, und was passiert im Haus, wenn ein Treffer vorliegt? Gerade bei Behördenprüfungen merkt man an dieser Stelle sehr schnell, ob der Ablauf steht oder ob vieles nur irgendwie mitläuft.

Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er soll Ihnen als Immobilienmakler helfen, ein Grundverständnis zum Thema politisch exponierte Person zu geben. 

Wenn Sie möchten, unterstützen wir von Sie gerne bei der Erstellung ihrer individuellen Risikoanalyse und Arbeits-und Verfahrensanweisungen. Auch für sonstige Fragen rund um das Geldwäschegesetz stehen wir Ihnen immer gern zur Verfügung. 

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Hilfreiche Links:
[Transparenzregister] [wirtschaftlich Berechtigter] [Mittelherkunft]
[Risikoanalyse] [Allgemeine Informationen zu PeP für Makler]

Mit besten Empfehlungen von

Christian Groschopp

Geldwäschebeauftragter