Politisch exponierte Person (PEP): Was Immobilienmakler wissen müssen

(Wann Sie prüfen müssen, was ein PEP-Fall auslöst und worauf es in der Akte wirklich ankommt)

Das ist einer der Punkte, die in der Praxis oft zu oberflächlich behandelt werden

Wenn ich mit Maklern über das Geldwäschegesetz spreche, kommt das Thema PEP immer irgendwann auf den Tisch. Meistens nicht am Anfang, sondern erst dann, wenn wir tiefer in die Abläufe gehen. Viele wissen, dass sie „irgendwas mit PEP“ prüfen müssen. Was genau damit gemeint ist, wann die Pflicht greift und was nach einem Treffer eigentlich zu tun ist, ist in der Praxis aber oft erstaunlich unscharf.

Genau da wird es heikel. Denn die PEP-Prüfung ist keine freiwillige Zusatzmaßnahme, sondern Teil der allgemeinen Sorgfaltspflichten. Das gemeinsame Merkblatt der Länder sagt ausdrücklich, dass Sie mit angemessenen, risikoorientierten Verfahren feststellen müssen, ob Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter eine PEP, ein Familienmitglied einer PEP oder eine bekanntermaßen nahestehende Person sind. Das gilt also nicht nur in „komischen“ Fällen, sondern grundsätzlich.

Was ich in der Praxis immer wieder sehe: Es wird zwar gefragt, aber nicht sauber dokumentiert. Oder der Makler verlässt sich auf ein Bauchgefühl nach dem Motto „das hätten wir schon gemerkt“. Genau das reicht nicht. Der PEP-Status muss im Einzelfall abgeklärt und das Ergebnis festgehalten werden. Auch das steht im Länder-Merkblatt sehr klar drin.

Was ist eine politisch exponierte Person?

Der Begriff klingt erstmal größer, als er im Alltag tatsächlich ist. Gemeint sind natürliche Personen, die ein hochrangiges wichtiges öffentliches Amt ausüben oder ausgeübt haben. Die gesetzliche Grundlage dafür steht in § 1 Abs. 12 GwG. Dort wird auch klargestellt, dass neben den ausdrücklich genannten Funktionen auch die von der Europäischen Kommission veröffentlichte Liste relevanter Ämter zu berücksichtigen ist.

Wichtig ist für die Praxis vor allem eins: Viele denken bei PEP nur an ausländische Politiker. Das ist zu eng. Auch in Deutschland gibt es selbstverständlich PEP-Funktionen. Das Länder-Merkblatt nennt dafür beispielhaft unter anderem Bundespräsident, Bundeskanzler, Bundesminister, stellvertretende Minister, Staatssekretäre, Mitglieder von Bundestag und Bundesrat, Mitglieder von Parteivorständen sowie bestimmte Richter und Präsidenten oberster Gerichte und Rechnungshöfe.

Der PEP-Status endet nicht sofort

Auch das wird in der Praxis häufig zu schnell abgehakt. Eine ehemalige PEP fällt nicht automatisch am Tag nach dem Ausscheiden aus dem Amt aus der Risikobetrachtung heraus. § 15 Abs. 4 GwG sagt ausdrücklich, dass bei ehemaligen PEPs das höhere Risiko mindestens zwölf Monate nach Aufgabe der qualifizierenden Funktion zu berücksichtigen ist. Darüber hinaus betonen die BaFin-AuA, dass die frühere PEP-Eigenschaft auch danach weiter angemessen in die Risikoklassifizierung einzubeziehen und aufzuzeichnen ist.

Das ist ein wichtiger praktischer Punkt. Wenn Sie also hören, dass jemand „früher mal Minister“ war, ist das nicht automatisch erledigt, nur weil das Amt beendet wurde.

Wen müssen Immobilienmakler überhaupt auf PEP prüfen?

Hier entstehen in Akten besonders oft Lücken. Geprüft werden müssen nicht nur Vertragspartner, sondern auch wirtschaftlich Berechtigte. Genau das ergibt sich aus § 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG und wird in den BaFin-AuA noch einmal klar erläutert.

Für die Praxis heißt das: Wenn eine natürliche Person direkt kauft oder verkauft, prüfen Sie diese Person. Wenn eine GmbH, UG, KG oder eine andere Struktur beteiligt ist, reicht die Prüfung der auftretenden Person nicht aus. Dann müssen Sie zunächst die wirtschaftlich Berechtigten sauber ermitteln und genau diese Personen in die PEP-Abklärung einbeziehen. Ohne diesen Schritt kann die PEP-Prüfung bei Firmenkunden gar nicht sauber funktionieren.

Ein Punkt, der dabei oft übersehen wird: Die verstärkte PEP-Konstellation bezieht sich nicht auf die bloß auftretende Person, sondern auf Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte. Genau das stellen die BaFin-AuA für § 15 GwG ausdrücklich klar.

PEP-Prüfung ist allgemeine Sorgfaltspflicht – nicht erst verstärkte Sorgfalt

Das ist fachlich ein wichtiger Unterschied. Viele glauben, die PEP-Prüfung selbst sei schon eine verstärkte Sorgfaltspflicht. Das ist so nicht richtig. Die BaFin-AuA sagen ausdrücklich, dass die Abklärung des PEP-Status noch keine verstärkte Sorgfaltspflicht ist, sondern gegenüber allen Kunden gleichermaßen als allgemeine Sorgfaltspflicht zu erfolgen hat. Erst wenn feststeht, dass es sich tatsächlich um eine PEP, ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person handelt, greifen die verstärkten Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG.

Für die Praxis ist das hilfreich, weil es die Reihenfolge sauber macht: Erst prüfen, ob überhaupt ein PEP-Fall vorliegt. Dann bewerten, welche zusätzlichen Maßnahmen daraus folgen.

Wie prüft man den PEP-Status in der Praxis sinnvoll?

Das Länder-Merkblatt ist hier erstaunlich pragmatisch. Im Regelfall genügt es, den Vertragspartner beziehungsweise den wirtschaftlich Berechtigten nach dem PEP-Status zu befragen. Die ergänzende Nutzung einer PEP-Datenbank kann risikoangemessen sein, wenn Sie regelmäßig mit solchen Kunden rechnen oder zu tun haben. Die BaFin-AuA bestätigen im Ergebnis dasselbe: Das GwG schreibt kein bestimmtes Verfahren vor. In Betracht kommen insbesondere die Abklärung anhand der Angaben des Kunden und der Abgleich mit PEP-Datenbanken. Eine Pflicht, kostenpflichtige Datenbanken zu nutzen, besteht aber nicht.

Genau so sollte man das in der Praxis auch sehen. Ein kleines Maklerbüro, das überwiegend regionale Privatkunden begleitet, braucht nicht denselben Aufwand wie ein Haus, das regelmäßig mit internationalen Investoren, Family Offices oder grenzüberschreitenden Gesellschaftsstrukturen arbeitet. Entscheidend ist, dass das gewählte Verfahren angemessen, risikoorientiert und nachvollziehbar ist.

Was sich in der Praxis bewährt, ist eine einfache, aber saubere Systematik: standardisierte Abfrage im Onboarding, bei Firmenkunden nach Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten dort ebenfalls PEP-Abgleich, bei gehäuften internationalen oder hochpreisigen Fällen ergänzend Datenbankprüfung und in jedem Fall ein klarer Aktenvermerk.

Familienmitglieder und nahestehende Personen: Warum das oft übersehen wird

Die Praxis bleibt oft bei der Frage hängen: „Ist mein Kunde selbst Politiker?“ Das ist zu kurz gedacht. Das GwG erfasst ausdrücklich auch Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen. Familienmitglieder sind nach § 1 Abs. 13 GwG insbesondere Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner, Kinder samt deren Partnern sowie Elternteile. Bekanntermaßen nahestehende Personen sind nach § 1 Abs. 14 GwG insbesondere Personen mit gemeinsamen wirtschaftlichen Strukturen, engen Geschäftsbeziehungen oder Konstruktionen, die faktisch zugunsten einer PEP errichtet wurden.

Wichtig ist aber auch die Entlastung, die in den BaFin-AuA drinsteht: Soweit es um nahestehende Personen geht, besteht die Pflicht nur insoweit, als diese Beziehung öffentlich bekannt ist oder Grund zur Annahme besteht. Es gibt also keine Pflicht, grenzenlose Nachforschungen anzustellen.

Das ist aus meiner Sicht eine wichtige praktische Klarstellung. Sie müssen nicht zum Ermittler werden. Sie müssen aber sensibel bleiben, wenn es erkennbare Hinweise gibt.

Was passiert, wenn ein PEP-Fall vorliegt?

Sobald feststeht, dass es sich um eine PEP-Konstellation handelt, ist gesetzlich von einem höheren Risiko auszugehen. Das sagen sowohl das Länder-Merkblatt als auch die BaFin-AuA sehr eindeutig. Dann müssen verstärkte Sorgfaltspflichten beachtet werden.

Wichtig ist dabei: Ein PEP-Treffer bedeutet nicht automatisch, dass das Geschäft unzulässig ist oder beendet werden muss. Die BaFin-AuA sagen ausdrücklich, dass eine solche Konstellation nicht bedeutet, dass keine Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen mehr zulässig wären. Aber der Fall muss eben als höheres Risiko behandelt werden.

Was das konkret heißt, hängt vom Einzelfall ab. Genau hier kommt Ihre Risikoanalyse ins Spiel. Verstärkte Sorgfalt ist keine starre Liste, die immer gleich aussieht. Der Umfang richtet sich nach Risikoanalyse und Einzelfallbewertung. Wenn Sie die erforderlichen verstärkten Maßnahmen nicht erfüllen können, greift § 10 Abs. 9 GwG entsprechend.

In der Maklerpraxis heißt das häufig: Hintergrund und Zweck der Transaktion genauer verstehen, Mittelherkunft genauer plausibilisieren, Entscheidungsweg intern enger absichern und Dokumentation sauberer und ausführlicher führen.

Typische Fehler, die ich in der Praxis bei PEP-Fällen sehe

Der erste Fehler ist fast immer derselbe: Es wird gar nicht geprüft oder nur mündlich mitgedacht. Das Problem daran ist einfach: Was nicht dokumentiert ist, ist in der Prüfung nicht passiert. Das Länder-Merkblatt weist ausdrücklich darauf hin, dass die Erkenntnisse über den PEP-Status in jedem Einzelfall zu dokumentieren sind.

Der zweite Fehler: Es wird nur die direkt auftretende Person geprüft, aber nicht der wirtschaftlich Berechtigte. Gerade im Immobiliengeschäft mit Firmenkunden ist das riskant, weil das eigentliche Risiko oft hinter der Struktur sitzt und nicht vorne am Besprechungstisch.

Der dritte Fehler: Jeder PEP-Fall wird sofort dramatisiert. Auch das ist nicht sauber. Ein PEP ist ein erhöhter Risikofaktor, aber nicht automatisch ein Ausschlussgrund und nicht automatisch ein Verdachtsfall.

Der vierte Fehler: Die ehemalige PEP wird vergessen. Genau hier greifen die 12-Monats-Regel und die Pflicht, die frühere PEP-Eigenschaft darüber hinaus weiter angemessen in der Risikoklassifizierung zu berücksichtigen.

Ein typischer Praxisfall aus dem Makleralltag

Nehmen wir einen durchaus typischen Fall: Käuferin ist eine deutsche GmbH. Zum Termin erscheint der Geschäftsführer. Im ersten Schritt wirkt alles sauber. Handelsregisterauszug liegt vor, die Struktur scheint nachvollziehbar. Bei der Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten stellt sich dann heraus, dass hinter der Gesellschaft zwei natürliche Personen mit je 50 Prozent stehen. Eine davon war bis vor wenigen Monaten Mitglied eines ausländischen Ministeriums.

Genau hier zeigt sich, warum PEP-Prüfung nicht bloß Formsache ist. Wenn Sie an der Oberfläche geblieben wären, hätten Sie vielleicht nur den Geschäftsführer gesehen und das Thema abgehakt. In Wahrheit liegt der Risikofaktor aber in der Eigentümerstruktur. In so einem Fall geht es nicht darum, das Geschäft reflexartig zu stoppen. Es geht darum, sauber in die verstärkte Prüfung zu gehen, Hintergrund, Mittelherkunft und Transaktionslogik genauer zu betrachten und das Ganze nachvollziehbar zu dokumentieren. Genau dafür ist die gesetzliche Systematik da.

Was in die Akte gehört

Für die Praxis zählt am Ende, was Sie bei einer Prüfung vorlegen können. In einer sauberen Akte zum PEP-Thema sollte deshalb mindestens nachvollziehbar sein,

• dass eine PEP-Abklärung erfolgt ist,
• auf wen sich die Prüfung bezog,
• welches Ergebnis vorlag,
• welche zusätzlichen Maßnahmen bei einem Treffer ergriffen wurden,
• und wie die Risikoentscheidung begründet wurde.

Ich sehe in Akten häufig nur eine knappe Notiz wie „kein PEP“. Das ist besser als nichts, aber bei komplexeren Fällen reicht es oft nicht. Wenn Firmenkunden, Auslandsbezug oder größere Volumina im Spiel sind, sollte die Akte auch zeigen, dass die Prüfung nicht nur formal abgehakt wurde.

Checkliste für Immobilienmakler: PEP-Prüfung sauber umsetzen

• Bei jedem relevanten Fall PEP-Abklärung eingeplant
• Geprüft, ob Vertragspartner eine PEP ist
• Bei Firmenkunden wirtschaftlich Berechtigte ermittelt
• Wirtschaftlich Berechtigte ebenfalls auf PEP-Status geprüft
• Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen mitgedacht
• Ergebnis der PEP-Prüfung dokumentiert
• Bei PEP-Treffer Fall als erhöhtes Risiko eingestuft
• Verstärkte Sorgfaltspflichten festgelegt und umgesetzt
• Mittelherkunft und Transaktionshintergrund bei Bedarf vertieft geprüft
• Risikoentscheidung in der Akte nachvollziehbar begründet
• Frühere PEP-Eigenschaft mit 12-Monats-Regel berücksichtigt
• Bei laufenden Geschäftsbeziehungen Aktualisierung des PEP-Status im Blick behalten

Fazit

Die PEP-Prüfung wirkt auf viele Makler erstmal wie ein Spezialthema, das nur in seltenen Ausnahmefällen vorkommt. In der Praxis ist es eher so: Man kommt damit vielleicht nicht jeden Tag in Berührung, aber wenn man es falsch behandelt, fällt es sofort ins Gewicht. Genau deshalb sollte der Ablauf im Büro sitzen.

Das Wichtigste ist aus meiner Sicht:

PEP-Prüfung gehört immer zur allgemeinen Sorgfaltspflicht,

geprüft werden Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte,

Familienmitglieder und bekannte nahestehende Personen gehören mit in den Blick,

ein Treffer löst erhöhte Sorgfalt aus, aber nicht automatisch das Ende des Geschäfts,

und die ganze Sache muss sauber dokumentiert werden.

Wenn diese Logik im Büro klar ist, verliert das Thema viel von seinem Schrecken. Dann wird aus einem diffusen Risikobegriff ein sauber handhabbarer Prozess.

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Wenn Sie bei PEP-Fällen im Makleralltag mehr Sicherheit wollen, lohnt es sich, genau diesen Prozess einmal sauber aufzusetzen: Abfrage, Dokumentation, Firmenkundenlogik und Eskalation bei Treffern. Gerade bei Behördenprüfungen ist das einer der Punkte, an denen man sehr schnell merkt, ob ein Haus strukturiert arbeitet oder ob vieles nur irgendwie mitläuft. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen melden Sie sich gern bei uns.

Hilfreiche Links: 
[Transparenzregister]
[Sorgfaltspflichten]
[GwG §1 Abs. 12]

Zur Terminbuchung

Mit besten Empfehlungen von

Christian Groschopp

Geldwäschebeauftragter