Sorgfaltspflichten GwG: Was Immobilienmakler wirklich beachten müssen

„Wir haben doch alles geprüft.“

Diesen Satz höre ich regelmäßig, wenn ich Makler in Behördenprüfungen begleite. Und wenn wir dann in die Akte schauen, wird schnell klar:

Identifiziert wurde – aber nicht strukturiert. 
Dokumentiert wurde – aber nicht risikobasiert. 
Gedacht wurde – aber nicht nachvollziehbar festgehalten.

Die Sorgfaltspflichten GwG sind kein bürokratischer Nebenaspekt. Sie sind das Herzstück Ihrer geldwäscherechtlichen Verantwortung.

Als Makler gehören Sie zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz.
Und genau deshalb sollten Sie die Systematik des § 10 GwG wirklich beherrschen.

Die gesetzliche Grundlage: § 10 GwG

§ 10 Abs. 1 GwG definiert fünf zentrale Sorgfaltspflichten:

1. Identifizierung des Vertragspartners
2. Identifizierung der auftretenden Person
3. Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten
4. Prüfung auf politisch exponierte Person (PEP)
5. Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung

Diese Pflichten gelten vor Begründung der Geschäftsbeziehung – im Immobilienbereich regelmäßig spätestens bei ernsthaftem Kaufinteresse.

1. Identifizierung  des Vertragspartners (§ 11 GwG)

Das ist der Punkt, den jeder kennt – und trotzdem sehe ich hier die meisten formalen Fehler.

Identifizierung bedeutet:

• Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments
• Prüfung des Originals
• Erfassung aller Pflichtangaben
• Dokumentation
• Aufbewahrung für fünf Jahre

Ich erlebe in der Praxis häufig, dass Makler sagen: „Den kenne ich seit Jahren.“
Das spielt rechtlich keine Rolle.

Was zählt, ist die dokumentierte Identifizierung.

Bei juristischen Personen kommt hinzu:

• Handelsregisterauszug
• Sitz, Rechtsform, Registernummer
• vertretungsberechtigte Organe

Hier endet die Prüfung jedoch nicht.

2. Identifizierung der auftretenden Person

Dieser Punkt wird erstaunlich oft übersehen.

Handelt jemand für den Vertragspartner – etwa ein Projektleiter oder Bevollmächtigter – müssen Sie:

• diese Person identifizieren
• die Vertretungsbefugnis prüfen

Ich hatte erst kürzlich einen Fall, in dem nur die GmbH identifiziert wurde. Der auftretende Projektleiter blieb unberücksichtigt. Das war ein klarer Prüfungsbeanstandungspunkt.

Die Sorgfaltspflichten GwG greifen hier sehr konkret.

3. Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten (§ 3 GwG)

Hier wird es regelmäßig komplex.

Der wirtschaftlich Berechtigte ist die natürliche Person, die mehr als 25 % der Anteile hält oder Kontrolle ausübt.

Ich sehe in der Praxis häufig: „Steht doch im Handelsregister.“

Das genügt nicht.

Sie müssen aktiv ermitteln:

• Wer hält die Anteile?
• Gibt es verschachtelte Beteiligungen?
• Wer kontrolliert faktisch?

Gerade bei Holding-Strukturen oder internationalen Konstruktionen wird hier nicht tief genug geprüft. Und genau das fällt in Prüfungen auf.

4. Prüfung auf politisch exponierte Person (§ 15 GwG)

Sie müssen prüfen, ob:

• der Vertragspartner
• oder der wirtschaftlich Berechtigte

eine politisch exponierte Person ist.

Ich erlebe oft, dass diese Prüfung „im Kopf“ erfolgt, aber nicht dokumentiert wird.

In einer Prüfung zählt nur das, was dokumentiert ist. Auch eine Negativfeststellung gehört in die Akte. 

Bei positivem Treffer greifen automatisch verstärkte Sorgfaltspflichten.

5. Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung

Dieser Punkt wird am häufigsten unterschätzt.

Die Sorgfaltspflichten GwG enden nicht mit der Identifizierung.

Wenn sich während der Geschäftsbeziehung Änderungen ergeben – etwa:

• neue Beteiligte
• geänderte Zahlungsstrukturen
• Drittzahlungen
• ungewöhnliche Konstruktionen

müssen Sie neu bewerten.

Ich hatte einmal einen Fall, bei dem kurz vor Notartermin eine Holding-Struktur eingeschoben wurde. Das wurde nicht neu bewertet – und genau das führte zur Beanstandung.

Das Durchführungsverbot: Keine Prüfung – kein Geschäft

Wenn Sie eine der Sorgfaltspflichten nicht erfüllen können – etwa weil der Kunde nicht mitwirkt – dürfen Sie das Geschäft nicht durchführen.

Ich sage das in Beratungen immer sehr klar:

„Keine Identifizierung – kein Vertrag.“

Das ist keine Empfehlung, sondern gesetzliche Pflicht.

Wann greifen verstärkte Sorgfaltspflichten?

Verstärkte Maßnahmen sind insbesondere erforderlich bei:

• Drittstaaten mit erhöhtem Risiko
• komplexen Unternehmensstrukturen
• Treuhandkonstellationen
• ungewöhnlichen Zahlungswegen
• PeP 

Die Intensität Ihrer Prüfung muss sich an Ihrer Risikoanalyse orientieren.

Typische Fehler in der Praxis

Aus meiner Beratungspraxis sehe ich regelmäßig:

• Identifizierung erfolgt zu spät
• wirtschaftlich Berechtigter nicht sauber ermittelt
• PEP-Prüfung nicht dokumentiert
• keine klare Risikoentscheidung
• fehlende Überwachung bei Änderungen

Das führt im schlimmsten Fall zu Bußgeldern. 

Selbsttest: Sind Ihre Sorgfaltspflichten GwG prüfungssicher?

Beantworten Sie ehrlich:

1. Ist Ihre Risikoanalyse aktuell?
2. Ist klar geregelt, wann identifiziert wird?
3. Können Sie bei jedem Vorgang den wirtschaftlich Berechtigten sofort benennen?
4. Wird jede PEP-Prüfung dokumentiert?
5. Wissen Ihre Mitarbeiter, wann das Durchführungsverbot greift?
6. Ist Ihre Dokumentation fünf Jahre nachvollziehbar?

Wenn Sie hier nicht überall eindeutig „Ja“ sagen können, besteht Handlungsbedarf.

Fazit: Sorgfaltspflichten GwG sind Ihr Haftungsschutz

Die Sorgfaltspflichten GwG sind kein Misstrauensinstrument.

Sie sind Ihr Schutzmechanismus gegenüber:

• Behörden
• Bußgeldern
• Reputationsschäden
• Organisationsverschulden

Wer strukturiert prüft, dokumentiert und bewertet, arbeitet professionell und rechtssicher.

Wer improvisiert, arbeitet mit Risiko.

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Wenn Sie möchten, prüfe ich mit Ihnen gemeinsam:

• ob Ihre Sorgfaltspflichten GwG risikobasiert ausgestaltet sind,
• ob Ihre Dokumentation einer Behördenprüfung standhält,
• oder ob Ihr internes System Lücken aufweist.

Gerade im Immobilienbereich entscheidet saubere Struktur über Entlastung oder Beanstandung.

Zur Terminbuchung

Mit besten Empfehlungen von

Christian Groschopp

Geldwäschebeauftragter